Chắc hẳn không ai muốn rơi vào tình cảnh nói xong mọi người đều không để tâm đúng không ạ? Mặc dù ý tưởng của bạn xuất sắc, nhưng nếu không biết cách trình bày, thì mọi người cũng không hiểu được tầm quan trọng của vấn đề mà bạn nói. Vì vậy, để giúp các Trợ lý có được phong thái cần thiết khi tham dự các cuộc họp, và làm tiền đề để các bạn tiến tới các vị trí cao hơn, thì đây là bí kíp làm cho tiếng nói của bạn có trọng lượng trong cuộc họp.
Chuẩn bị
Trước khi tham dự, Trợ lý cần hiểu rõ nội dung của cuộc họp (đây là điều tất yếu mà Trợ lý phải làm), chuẩn bị cho mình kiến thức, kỹ năng liên quan đến chủ đề đang thảo luận. Nếu nắm trước được những yếu tố đó, bạn có thể chuẩn bị trước một vài “vũ khí” phòng thủ giúp bản thân tự tin hơn.
Gây sự chú ý
Bắt đầu xây dựng sự tự tin bằng cách nhìn thẳng vào người tham dự. Nếu thấy ai đó lơ đãng, chỉ cần câu nói đơn giản như “Bạn đang định nói gì phải không?” sẽ kéo anh ta chú ý trở lại. Khi đồng thuận với một ý tưởng được đưa ra, hãy nói cho họ biết và thể hiện sự ủng hộ bằng cách góp thêm ý kiến vào dự án đó.
Đặt ra các câu hỏi
Nếu việc trực tiếp đưa ra ý tưởng hay quan điểm riêng quá khó khăn, hãy bắt đầu bằng cách đặt câu hỏi liên quan đến vấn đề đang thảo luận. Việc này cho thấy bạn đang chú ý, tham gia và quan tâm đến mọi người. Nếu bạn thường tái mặt vì sợ hãi trong cuộc họp hãy viết ra một vài câu hỏi trước. Tuy nhiên, không nên đặt ra quá nhiều câu làm gián đoạn hoặc trì hoãn cuộc họp.
Phát biểu đầu tiên
Bằng cách phát biểu đầu tiên, bạn sẽ có tiếng nói riêng, cảm thấy thoải mái, dễ tiếp thu và lạc quan hơn trong suốt buổi họp. Nếu nói sau, bạn sẽ lo lắng và người khác có thể đưa ra ý tưởng tốt hơn. Ngoài ra, bạn cũng khó tìm thấy khoảng trống thích hợp để đưa ra ý kiến bản thân. Vì vậy, đi đầu và quyết đoán là phương pháp tốt nhất để mọi người chú ý đến bạn.
Tìm hiểu những kỹ năng hướng nội
Nếu là người sống nội tâm và thấy tính cách này hoàn toàn chống đối lại bạn trong các cuộc họp, đó là một sai lầm. Nghiên cứu cho thấy, những người hướng nội là một phần quan trọng cho sự thành công của tổ chức.
Họ thường biết phản xạ, lắng nghe, chu đáo, có tính chiến lược, biết quan sát và áp dụng vào cuộc họp. Bạn có thể tận dụng lợi thế của bản thân theo hai cách: một là dẫn đầu cuộc họp, nghiên cứu các chủ đề thảo luận và vạch ra trước kế hoạch muốn nói hay muốn làm, hai là tóm tắt các nội dung và đưa ra quan điểm nhận xét.
Ngắn gọn và không bắt đầu bằng câu xin lỗi
Hãy bắt đầu và kết thúc bài phát biểu bằng niềm tin. Tránh bắt đầu với một câu xin lỗi. Điều này sẽ làm suy yếu quan điểm của bạn. Hãy bắt đầu đầy tự hào và mãnh mẽ với những câu khẳng định như: “Tôi muốn nói rằng…”
Một khi đã nói những gì bạn muốn, hãy tập trung vào vấn đề chính một cách ngắn gọn và dễ hiểu nhất. Mọi người sẽ đánh giá cao sự truyền đạt của bạn.
Hầu hết vấn đề xuất phát từ việc bạn thiếu tự tin. Hãy xây dựng sự tự tin trong con người bạn bằng những phương pháp thiết thực này nhé: LÀM THẾ NÀO ĐỂ TRỞ NÊN TỰ TIN?
Theo Tri thức trẻ – Sevencoloriris biên tập và chỉnh sửa
Ghi chép biên bản họp – những điều Trợ lý cần biết
Bạn đang tìm kiếm một khóa đào tạo Trợ lý chất lượng, nơi bạn được hiểu rõ bản thân và phát triển các kỹ năng để thành công trên con đường trở thành Trợ lý giỏi? Bạn tìm kiếm những mối quan hệ, được chia sẻ ý kiến của mình và lắng nghe các Trợ lý khác? Vậy thì đăng ký chương trình hỗ trợ nghề nghiệp dành cho Trợ lý PA/EA Coaching Program ngay thôi!
Assistant to CEO - challenges and solutions 