Ghi biên bản họp có vẻ là thử thách của khá nhiều Trợ lý khi mới vào nghề. Trong khóa học có bạn hỏi mình thế này:
“Em vừa chuyển sang công ty mới với lĩnh vực hoàn toàn mới mà lại liên quan nhiều đến kỹ thuật. Em thực sự không biết phải ghi biên bản kiểu gì vì có nhiều nội dung, nhiều thuật ngữ mà em nghe còn không hiểu chứ chưa nói đến ghi đủ hay thiếu, đúng hay sai.”
Mình chắc rằng nhiều bạn mới bước vào vị trí Trợ lý sẽ gặp khó khăn tương tự. Để giải quyết vấn đề này thì các Trợ lý phải có sự chuẩn bị từ trước. Chúng ta phải xem nội dung cuộc họp đó nói về cái gì, tìm hiểu trước những thuật ngữ, khái niệm liên quan. Nếu không hiểu có thể nhờ sự trợ giúp của các phòng ban. Khi tham gia cuộc họp, để tránh “cái cần không ghi lại ghi cái không cần”, thì mình khuyến khích các bạn nên sử dụng máy ghi âm. Sau cuộc họp chúng ta sẽ nghe lại, hiểu kỹ nội dung và hoàn thiện biên bản.
Tuy nhiên mình cũng luôn lưu ý các bạn rằng hãy thật cẩn trọng khi sử dụng máy ghi âm. Hãy sử dụng nó một cách kín đáo! Nếu những người tham gia biết rằng bạn đang ghi âm mà không được sự cho phép của họ thì bạn sẽ dễ gặp rắc rối đấy. Một số bạn hỏi rằng nếu như xin phép họ để ghi âm thì có được không. Có thể họ sẽ đồng ý nhưng họ sẽ cẩn trọng và dè dặt hơn trong phát ngôn. Điều này không có lợi cho cả Trợ lý và công ty vì đôi khi bạn sẽ mất đi những thông tin quý giá chỉ vì họ đã thận trọng hơn khi phát biểu.
Đây là vài kinh nghiệm nho nhỏ dành cho các bạn mới đi làm. Nếu các bạn có câu hỏi gì khác hoặc có nhiều câu chuyện để chia sẻ, chúng ta hãy gặp nhau tại các khóa đào tạo Trợ lý PA/EA Coaching nhé.
Các bạn có thể tham khảo thêm:
[Infographic] – 7 tips ghi biên bản họp hiệu quả
Ghi chép biên bản họp – những điều Trợ lý cần biết
Để tiếng nói của mình có trọng lượng trong cuộc họp?
Đau đầu vì công việc? Hoang mang vì đồng nghiệp? Để sẵn sàng đối mặt với những khó khăn trong công việc Trợ lý và hạn chế thấp nhất những rắc rối mà bạn có thể gặp phải, hãy tham gia và chia sẻ cùng chuyên gia tại khóa đào tạo Trợ lý PA/EA Coaching ngày 23/4 tới đây tại HN nhé!
Lớp học chỉ giới hạn tối đa 6 người, các bạn đăng ký sớm nha 😉
Assistant to CEO - challenges and solutions 