Nâng cao kỹ năng quản trị với công cụ phân tích vấn đề và tìm ra giải pháp

Điều làm nên sự khác biệt giữa một Trợ lý bình thường và Trợ lý giỏi chính là ở kỹ năng quản trị, tức là khả năng tham mưu và giúp sếp điều hành các hoạt động của doanh nghiệp. Khi đối mặt với một vấn đề, Trợ lý cần biết làm thế nào để định hướng và hỗ trợ sếp mình giải quyết vấn đề đó triệt để. Để làm được điều đó cần phải nhìn nhận chính xác vấn đề, phân tích được đầy đủ các nguyên nhân, từ đó đưa ra giải pháp. Tuy nhiên nếu chỉ nhìn nhận vấn đề theo cảm tính, đánh giá dựa trên các yếu tố bề mặt thì rất dễ bỏ sót các nguyên nhân gốc rễ và quan trọng, dẫn đến các quyết định hời hợt, thiếu triệt để. Nhằm giải quyết tình trạng này, chương trình Đào tạo Trợ lý PA/EA Coaching sẽ giới thiệu một công cụ giúp bạn phân tích vấn đề một cách khoa học và có hệ thống, từ đó hiểu được nguyên nhân sâu xa của vấn đề và có hướng giải pháp đầy đủ nhất.  Đó chính là biểu đồ xương cá (Fishbone diagram) hay còn gọi là biểu đồ nhân-quả, biểu đồ Ishikawa.

Biểu đồ xương cá là gì

Biểu đồ xương cá là 1 phương pháp nhằm nhận diện vấn đề và đưa ra giải pháp trong quản lý, lãnh đạo. Đây là phương pháp truy vấn ngược từ kết quả để tìm ra nguyên nhân của vấn đề. Biểu đồ này được  giáo sư Kaoru Kawasaki đưa ra vào những năm 1960. Phương pháp này đã được người Nhật áp dụng và phát triển rất thành công, hiện nay nó vẫn là một trong những công cụ chính được sử dụng trong quản lý. Nó được gọi là biểu đồ xương cá bởi có hình dạng giống xương cá.

Mục đích của việc tạo biểu đồ xương cá

• Tìm kiếm, phát hiện các nguyên nhân của vấn đề một cách xuyên suốt và theo thứ tự, tránh bỏ sót, nhầm lẫn
• Giúp nhận diện dễ dàng những nguyên nhân quan trọng để tìm cách khắc phục
• Giúp nhận diện những nguyên nhân tiềm ẩn có khả năng trở thành nguyên nhân hiện hữu
• Cung cấp một cấu trúc để định hướng cho việc xác định nguyên nhân một cách có hệ thống, tránh trùng lặp, hời hợt

 

Cách tạo biểu đồ xương cá

Bước 1: Xác định vấn đề

Đầu tiên phải xác định xem vấn đề cần giải quyết là gì. Vấn đề càng cụ thể càng tốt, nó sẽ khiến cho việc xác định nguyên nhân trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn. Hiện nay biểu đồ xương cá được sử dụng trong rất nhiều lĩnh vực nên có thể áp dụng với hầu hết các vấn đề.

Viết vấn đề vào vị trí đầu cá và kẻ một đoạn thẳng ở giữa, ta được đầu cá và xương sống. Ví dụ ta có vấn đề: Dự án bị chậm tiến độ

Bước 2: Xác định các nguyên nhân chính và nguyên nhân sâu xa

Ở bước này ta phải xác định các yếu tố chính gây ra vấn đề. Để làm được điều này thông thường ta áp dụng công thức 5M1E. Đây sẽ là các yếu tố chính có tác động đến tất cả các hoạt động sản xuất, kinh doanh cũng như quản lý.

5M1E bao gồm:

• Man: Con người
• Method: Phương pháp
• Material: Nguyên vật liệu
• Measurement: Đo lường
• Machine: máy móc
• Environment: môi trường

Tùy theo từng vấn đề mà ta có cách lựa chọn các yếu tố phù hợp. Các nguyên nhân chính này sẽ là các xương chính của con cá.

Từ nhánh xương chính đó vẽ tiếp ra các nhánh xương con, là những nguyên nhân cụ thể hơn trong tập hợp nguyên nhân chính. Để xác định được những nguyên nhân này ta có thể sử dụng phương pháp 5Whys (hoặc 5W1H) để tìm đến cốt lõi vấn đề. Từ các nhánh xương con có thể thêm các nhánh xương nhỏ hơn nữa, mỗi nhánh xương tương ứng với một nguyên nhân gây ra vấn đề vừa tìm ra, các nhánh xương càng nhỏ càng thể hiện vấn đề được phân tích kỹ lưỡng, càng dễ tìm ra nguyên nhân gốc rễ.

Áp dụng vào ví dụ trên như sau:

Dự án chậm tiến độ là do các yếu tố như Con người, Môi trường,… như vẽ ở hình dưới.

Vậy tại sao yếu tố con người lại làm chậm tiến độ dự án?  -> 1) Do nhân viên năng suất thấp, 2) Lãnh đạo năng lực kém

Tại sao nhân viên năng suất thấp? -> Vì hay đi làm muộn

Tại sao nhân viên hay đi làm muộn? ….

=> từ đó tìm ra nguyên nhân cốt lõi dẫn đến vấn đề

Bước 3: Rà soát lại sơ đồ vừa vẽ và kiểm tra xem còn bỏ sót nhân tố nào hay không.

Bước 4: Xác định các nhân tố con quan trọng nhất và đóng khung elip cho các nhân tố này, đây chính là gốc rễ của vấn đề

Sau khi đã xác định được các nguyên nhân cốt yếu chúng ta có thể đưa ra các giải pháp để khắc phục vấn đề, đồng thời ngăn chặn các nguy cơ tiềm ẩn có thể trở thành nguyên nhân gây ra các vấn đề về sau.

Chú ý khi lập biểu đồ xương cá

1. Để lập biểu đồ này cần có sự tham gia của tất cả các thành viên có liên quan đến vấn đề, từ người thực hiện đến người quản lý, khuyến khích trao đổi tìm ra nguyên nhân, tuyệt đối tránh chỉ trích, đổ lỗi
2. Chú ý sử dụng những số liệu khách quan khi phân tích nguyên nhân vấn đề, tránh việc đưa ý kiến theo kinh nghiệm, cảm giác bởi mục đích của biểu đồ này phục vụ cho việc ra quyết định, mà quyết định thì phải dựa trên logic và tính khoa học; cố gắng lượng hóa các nguyên nhân qua các số liệu đo lường
3. Luôn nhớ đóng khung elip cho các nguyên nhân quan trọng để chú ý khắc phục
4. Cần có sự kiểm chứng và đưa các nhân tố mới vào để cải thiện vấn đề: sau khi lập xong sơ đồ xương cá cần thực hiện các cải tiến và kiểm chứng liệu mức độ ảnh hưởng của các nguyên nhân đã tìm được có đúng hay không, có phát sinh nguyên nhân mới nào không, hướng giải quyết đã đưa ra có mang lại hiệu quả như đã tính toán hay không, từ đó có biện pháp điều chỉnh và khắc phục.

Trên đây là phương pháp lập biểu đồ xương cá phục vụ cho quá trình giải quyết vấn đề và ra quyết định. Chúng tôi tin rằng công cụ này sẽ giúp ích cho Trợ lý trong công việc của mình, đặc biệt là đối với các Trợ lý điều hành (EA/AM).

*Đăng ký nhận bản tin hàng tuần tại đây để không bỏ lỡ các thông tin, bí quyết và kinh nghiệm trong nghề Trợ lý.

————————————-

*Các công cụ khác phục vụ cho công việc của Trợ lý sẽ được giới thiệu trong session 2 của chương trình PA/EA Coaching Program.

**Các kỹ năng giải quyết các vấn đề, tình huống trong công việc sẽ được thảo luận trong các session 4 và 5.

*** Tham gia Cộng đồng Trợ lý/Thư ký để cùng chia sẻ kinh nghiệm và giải quyết các vấn đề trong công việc Trợ lý.

Lưu ý: Lớp học tiếp theo của PA/EA Coaching sẽ bắt đầu từ ngày 08/08/2015. Đăng ký tại đây hoặc gọi đến 0463290851 để biết thêm thông tin.