Quản lý dự án – Trợ lý cần quan tâm tới điều gì?

Một trong những nhiệm vụ chính của Trợ lý là giúp CEO giám sát và điều hành công việc của doanh nghiệp. Trong đó, quản lý dự án là một nội dung quan trọng và thường xuyên nằm trong danh sách nhiệm vụ của một Trợ lý (đặc biệt là EA và AM).

Nhiều người mới bước chân vào vị trí Trợ lý trong khi chưa có kinh nghiệm làm việc dự án hay quản lý nhóm sẽ không tránh khỏi sự bỡ ngỡ. Đặc biệt những ai đi lên làm PA/EA/AM từ vị trí Executive hoặc Admin thì đây quả là một thử thách lớn.

Để giúp tháo gỡ những lo lắng ấy, Session 2 của PA/EA coaching program sẽ có một phần giới thiệu tổng quan thế nào là Quản lý dự án (Project Management) và các thành phần nội dung cần phải theo dõi của một dự án là gì. Nếu Trợ lý được yêu cầu báo cáo tình hình một dự án, họ cần phải đưa ra những thông tin ở khía cạnh nào mới có thể khiến sếp hài lòng? Chúng tôi sẽ đưa ra một vài kinh nghiệm sau đây.

Trước hết, hãy xem qua sơ đồ mô hình hóa một dự án bất kỳ dưới đây.

Một dự án muốn được tiến hành cần có đầy đủ ba yếu tố về Kế hoạch (Plan), Nguồn lực (Resources) và Thực hiện (Implementation). Đây là 3 yếu tố cơ bản nhất. Nhiệm vụ của Quản lý dự án là phân tích và xây dựng các chỉ tiêu dự án theo tiêu chí càng cụ thể chi tiết càng tốt và giám sát kết quả thực hiện chúng. Nếu được phân công giám sát, Trợ lý cũng cần hiểu cấu trúc trên để định hướng việc tìm kiếm thu thập và phân tích thông tin, sớm nhận ra vấn đề và xác định nguyên nhân cũng như giải pháp cho vấn đề đó.

Lưu ý:  Một Trợ Lý giỏi ngoài việc Nhìn ra vấn đề thì luôn phải đi kèm với Nguyên Nhân và Giải Pháp.

 

Khi tìm hiểu một dự án bất kỳ, Trợ lý hãy chú ý tới các điểm sau đây:

Kế Hoạch (Strategy/Planning): Bao gồm các Mục đích và mục tiêu của dự án. Phần này hay được mô  tả ngay trong phần tóm tắt dự án (Briefing hay Abstract) và thường ở vị trí dễ nhận biết nhất. Mục đích và mục tiêu là những nội dung cần được làm rõ ngày từ đầu trước khi dự án được triển khai và mọi thành viên liên quan tới dự án đó cần phải nắm rõ. Vì thế, Trợ lý muốn giám sát dự án nào đó cần thuộc nằm lòng điều này.

Nếu Trợ lý tham gia trực tiếp vào dự án từ công đoạn lên kế hoạch, hãy lưu ý quy tắc SMART trong khi xác định mục tiêu hành động của dự án để đảm bảo tính Cụ Thể (Specific), Đo lường được (Meassureable), Thực tế (Attainale), Tương hỗ (Relevant) và phải có kế hoạch thời gian cụ thể (Time based).

Nguồn lực của dự án: Bao gồm Con người (Team), Trang thiết bị (Resrouces) và  Kinh phí (Budget)

Team: Team thực hiện dự án cần được xây dựng dựa trên vai trò, nhiệm vụ và năng suất lao động dự kiến. Các vai trò cần được làm rõ và không chồng chéo về trách nhiệm (tasks và subtasks). Số lượng thành viên và trình độ sẽ ảnh hưởng tới kinh phí và kết quả của dự án.

Resource: Các trang thiết bị và nguồn lực khác cần cho dự án hoạt động bao gồm máy móc, phương tiện, công cụ v.v…

Kinh phí: Bộ phận tài chính sẽ giúp tính toán kinh phí và đưa ra con số ước tính. Trợ lý hãy phối hợp cùng họ và theo dõi công đoạn tính toán để tránh bị bỏ sót bất cứ mục nào, đồng thời kiểm tra mức độ hợp lý của các con số, báo giá v..v….

Kế hoạch thực hiện

Dự án cần tuân theo một kế hoạch cụ thể về thời gian (Schedule). Chính Schedule là căn cứ để quản lý dự án theo dõi liệu dự án có bị chậm hay vượt kế hoạch hay không. Trong Schedule luôn có các điểm mốc thời gian quan trọng hay gọi là “Key time” mà tại đó các thông số về chỉ tiêu cần đạt được.

Tuy nhiên Trợ lý không chỉ kiểm tra dự án tại các mốc thời gian quy định như ở trong Schedule. Việc kiểm tra tiến độ dự án diễn ra hàng ngày hoặc ở mức độ thường xuyên nhất có thể (Continuous tracking). Việc này giúp trợ lý sớm phát hiện ra vấn đề và kịp thời xử lý.

Như vậy, nếu CEO của bạn yêu cầu hãy báo cáo tiến hộ thực hiện dự án A, hãy làm những điều sau đây:

• Hiểu dự án A có mục đích và mục tiêu là gì.
• Đọc kỹ bản phân tích kinh phí dự kiến của dự án (càng chi tiết càng tốt).
• Biết rõ nhóm thực hiện dự án bao gồm những ai, vai trò của họ là gì, năng lực của họ ra sao.
• Các thiết bị, công cụ hay máy móc được giao cho dự án là những gì.
• Các mốc quan trọng của dự án mà tại đó các chỉ tiêu cần được thỏa mãn là gì.
• Tài liệu của dự án được lưu trữ tại đâu và bạn có thể tiếp cận được hay không.

Và bạn cần phải báo cáo những gì cho giám đốc:

• Mức độ hoàn thành chỉ tiêu đến đâu (số lượng, chất lượng)? –Liệu có đạt mốc thời gian dự kiến?
• So sánh thực tế chi tiêu và kinh phí dự kiến
• Đánh giá hiệu suất của nhóm dự án dựa trên khả năng hoàn thành chỉ tiêu đúng hạn và chất lượng.
• Đánh giá hiệu suất sử dụng các thiết bị.
• Chuẩn bị một văn bản trong đó lấy ra các con số và phân tích về kết quả thực hiện các nội dung quan trọng của dự án.

Tại bất cứ khía cạnh nào, nếu phát hiện ra vấn đề gì, ví dụ chỉ tiêu sản xuất không đạt, chất lượng kém, vượt chi dự kiến, trang thiết bị lãng phí hay hỏng hóc… hãy áp dụng phương pháp 5whys để xác định nguyên nhân.

Khi đã xác định ra nguyên nhân, hãy áp dụng sơ đồ hình cây (Tree problem solving model) để đưa ra các giải pháp của mình.

Hãy đưa các nội dung trên bao gồm Vấn Đề – Nguyên Nhân – Giải Pháp vào bản báo cáo cho Giám đốc. Đó chính là thứ sếp của bạn muốn đọc.

*Đăng ký nhận bản tin hàng tuần tại đây để không bỏ lỡ các thông tin, bí quyết và kinh nghiệm trong nghề Trợ lý.

—————————————–

*Các phương pháp hỗ trợ giải quyết vấn đề như 5Whys, Tree problem solving model sẽ được đề cập trong các nội dung chia sẻ kiến thức tiếp theo của PA/EA Coaching program.

**Phần mềm quản lý nhóm dự án (Project management và Task management) sẽ được giới thiệu trong Session 2.

***Các kỹ năng giải quyết các vấn đề, tình huống trong công việc sẽ được thảo luận trong các session 4 và 5.

**** Tham gia Cộng đồng Trợ lý/Thư ký để cùng chia sẻ kinh nghiệm và giải quyết các vấn đề trong công việc Trợ lý.

Đăng ký tại đây hoặc gọi đến 0463290851 để biết thêm thông tin.