Đối với công việc của Trợ lý, việc thay mặt CEO thuyết trình trong các cuộc họp khi CEO đi vắng hoặc giới thiệu với khách hàng về sản phẩm của công ty đều không còn xa lạ. Chắc hẳn các bạn đều đã đọc rất nhiều bài viết hướng dẫn cách thuyết trình sao cho hay và hấp dẫn. Thuyết trình cũng là một kỹ năng và tất nhiên nó đòi hỏi sự luyện tập. Để giúp cho sự luyện tập và chuẩn bị kỹ lưỡng của bạn không bị đổ bể vì những rắc rối ngớ ngẩn, chúng tôi sẽ lưu ý bạn một vài điều cần tránh khi thuyết trình.
Về trang phục
Điều đầu tiên và có lẽ ai cũng biết, đó là chuẩn bị cho mình một trang phục chỉnh tề. Hãy ăn mặc lịch sự và giản dị, không cần thiết phải trang điểm cầu kỳ hay mang trên mình những phụ kiện rườm rà hoặc quá nổi bật. Trước khi thuyết trình hãy chú ý kiểm tra lại trang phục của mình, tốt nhất nên đứng trước gương để loại bỏ những “sự cố ngoài ý muốn” như chiếc khuy chưa cài hay bị dính bẩn trên người. Điều đó giúp bạn không phải bắt gặp những ánh mắt kỳ lạ về diện mạo của mình và bạn sẽ cảm thấy tự tin hơn.
Giao tiếp bằng mắt với khán giả
Giao tiếp bằng mắt là một điều quan trọng. Đừng lẩn tránh ánh mắt của khán giả, điều đó thể hiện bạn không tự tin, và cũng không đáng tin. Cũng đừng nhìn chằm chằm vào một ai đó, điều đó khiến người bạn đang nhìn cảm thấy không thoải mái. Hãy giữ ánh mắt của bạn trong vài giây, sau đó nhìn sang nhóm khán giả khác. Nên quay đầu về hướng bạn muốn nhìn thay vì đảo mắt liên tục. Việc giao tiếp bằng mắt với khán giả sẽ giúp cho khán giả tập trung hơn, khiến họ cảm thấy bạn đang nói chuyện với họ chứ không phải với tờ giấy hay trần nhà.
Âm lượng và tốc độ nói
Giọng nói là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến sự tiếp thu và cảm nhận của người nghe. Đây lại là vấn đề tương đối khó khắc phục bởi chất giọng của mỗi người khác nhau, tuy nhiên bạn vẫn có thể luyện tập cách nói sao cho hiệu quả truyền đạt là tốt nhất. Những điều bạn có thể làm đó là giữ cho âm lượng phù hợp, không nói quá nhỏ, giữ tốc độ nói vừa phải, không liến thoắng nhưng cũng không ê a ậm ừ. Phát âm rõ tiếng, sửa các lỗi phát âm ngọng, cố gắng tránh sử dụng giọng địa phương. Với những nội dung quan trọng hãy nhấn mạnh để người nghe có sự chú ý và ghi nhớ, không nên chỉ dụng một giọng điệu đều đều suốt cả bài thuyết trình. Ngoài ra, nên có thời gian nghỉ, tức là im lặng một vài giây để người nghe kịp nhớ và suy nghĩ về vấn đề bạn vừa nói, tránh nói một mạch không ngừng.
Tác phong khi trình bày
Trước khi thuyết trình, điều quan trọng nhất là bạn cần có sự tập dượt và chuẩn bị chu đáo. Hãy thử tập nói và quan sát mình trong gương, bạn sẽ nhận ra nhiều lỗi mình cần sửa. Về cơ bản nên tránh phạm phải những lỗi sau:
Tư thế thiếu tự tin: đó là những tư thế đóng, thể hiện bạn là người rụt rè, không cởi mở, ví dụ như đứng khoanh tay, so vai. Thay vào đó hãy đứng thẳng lưng, vai mở, mắt nhìn thẳng và đầu hơi ngẩng, nó sẽ khiến bạn trông tự tin hơn, chắc chắn hơn và có nhiều sức mạnh thuyết phục hơn.
Gương mặt nghiêm nghị hoặc căng thẳng: nó sẽ tác động trực tiếp đến cảm xúc của người nghe khiến họ cũng cảm thấy căng thẳng hoặc không yên tâm, vì thế dù bạn đang ở tình huống nào cũng hãy giữ cho mình gương mặt mỉm cười thân thiện và bình tĩnh.
Đứng yên không cử động: điều này sẽ làm bài thuyết trình của bạn trở nên nhàm chán khi bạn cứ đứng im như pho tượng và nói như một cái máy.
Lắc lư, thực hiện nhiều động tác thừa, thể hiện những động tác biểu lộ cảm xúc thái quá: hãy giữ cho mình một tác phong chuyên nghiệp, nên nhớ bạn không phải đang “chém gió” với bạn bè, đừng để cảm xúc lấn át và thể hiện quá nhiều trong bài thuyết trình của mình.
Không sử dụng bút laser: bạn nên dùng bút laser để chỉ cho người nghe thấy bạn đang nói về mục nào trên slide, như vậy người nghe sẽ tập trung và dễ theo dõi hơn
Chỉ bút laser không mục đích: đừng khua bút laser loạn xạ trên màn hình hay chỉ lung tung. Nó chỉ làm phân tán sự chú ý của người nghe mà thôi. Hãy thử hình dung bạn thì hồn nhiên chỉ bút lung tung còn người ở dưới thì cứ nhìn theo những gì bạn chỉ, sẽ rất buồn cười đấy.
Bỏ hai tay trong túi quần: bạn có thể bỏ một tay trong túi quần, còn tay kia làm việc khác, ví dụ như chỉ vào nội dung đang trình bày, mô tả thêm cho những gì bạn đang nói… Kỳ thực đôi tay có hiệu quả thu hút rất lớn nếu sử dụng hợp lý nên đừng bao giờ để đôi tay của mình thừa thãi trong túi quần.
Còn rất nhiều kỹ năng và lưu ý khác để làm nên một buổi thuyết trình hoàn hảo. Tất cả những kiến thức, kỹ năng này đều có thể đạt được thông qua học hỏi và rèn luyện. Bạn có thể tự học, hoặc tìm tới các khóa huấn luyện như PA/EA Coaching để tiết kiệm thời gian và có định hướng rèn luyện phù hợp với công việc của mình.
Xem thêm: Những điều Trợ lý cần lưu ý khi trình bày slide Powerpoint thuyết trình
*Đăng ký nhận bản tin hàng tuần tại đây để không bỏ lỡ các thông tin, bí quyết và kinh nghiệm trong nghề Trợ lý.
————————-
Các quy tắc về giao tiếp, công cụ làm việc và kỹ năng của Trợ lý sẽ được giảng dạy trong Session 2 của khóa đào tạo Trợ lý PA/EA Coaching. Đăng ký tại đây hoặc liên hệ 04 6329 0851 để được hướng dẫn tham gia khóa học nhé.
Đặc biệt: có lớp online dành cho các bạn không ở Hà Nội
Tham gia Cộng đồng Trợ lý/Thư ký để cùng chia sẻ kinh nghiệm và giải quyết các vấn đề trong công việc Trợ lý.
Assistant to CEO - challenges and solutions 