Làm sao để quản lý những người lớn tuổi hơn?

Có nhiều bạn làm ở vị trí Trợ lý khi còn rất trẻ, các bạn có thể giỏi về chuyên môn, nhưng chưa thật sự xuất sắc trong việc quản trị các mối quan hệ. Phải làm việc cùng và quản lý những người lớn tuổi, nhiều kinh nghiệm hơn mình thực sự là thử thách lớn mà hầu như bạn nào cũng phải trải qua. Để giúp các Trợ lý bớt lo lắng và giảm thiểu xung đột khi làm việc với nhân viên lớn tuổi, Khóa đào tạo Trợ lý PA/EA Coaching xin chia sẻ một số kinh nghiệm quản lý của Amy Brereton – Trợ lý toàn chi nhánh của Enterprise Rent-A-Car.

Giống như nhiều bạn trẻ khác, tôi bước vào thế giới doanh nghiệp thông qua một chương trình sau đại học với một doanh nghiệp lớn và uy tín là Enterprise Rent-A-Car. Tôi đã hết sức tận dụng cơ hội này, làm việc chăm chỉ và thăng tiến một cách nhanh chóng. 23 tuổi, tôi trở thành trợ lý của toàn bộ chi nhánh.

Đột nhiên, tôi trở thành chịu trách nhiệm cho một team rất nhiều người, đa số họ lớn tuổi hơn tôi. Tôi nhanh chóng phát hiện ra rằng nhiều người đã rất ý thức về việc tuổi tác của tôi còn quá trẻ và sự khác biệt về lứa tuổi giữa chúng tôi. Tôi đã rất cố gắng để đạt được vị trí hiện tại, và tôi đã quyết định không để vấn đề tuổi tác của mình ảnh hưởng đến danh tiếng của tôi tại nơi làm việc hoặc mối quan hệ của tôi với tất cả những đồng nghiệp, nhân viên mà tôi yêu quý và tôn trọng.

Tôi không giả vờ coi như đó chỉ là chuyện nhỏ, thực chất đó là một quá trình học hỏi rất khó khăn, nhưng kinh nghiệm đã cho tôi nhiều kỹ năng hữu ích để xử lý những tình huống có khả năng trở nên phức tạp này. Dưới đây là một vài lời khuyên của tôi dành cho những Trợ lý, Quản lý trẻ, những người có thể tìm thấy bản thân mình trong hoàn cảnh tương tự.

Đừng làm việc dựa vào tuổi tác

Luôn ghi nhớ rằng bạn đã làm thế nào bạn đạt được vị trí này: bằng cách thực hiện xuất sắc công việc của bạn. Đừng xấu hổ về vì mình ít tuổi hoặc cảm thấy không xứng đáng với vị trí đó. Phải có niềm tin vào năng lực của mình. Mức độ tự tin vào bản thân là một phần cực kỳ quan trọng của việc duy trì quyền lực, để vững vàng trong việc ra quyết định và không nghi ngờ chính mình.

Đừng làm việc dựa vào tuổi tác, hãy làm việc như một người quản lý. Bạn làm việc là để hướng dẫn team của mình làm việc hiệu quả, giúp họ hiểu và tránh được sai lầm, hỗ trợ họ bằng các hình thức đào tạo phù hợp và công nhận những thành quả của họ.

Coi trọng những nhân viên lớn tuổi

Những nhân viên lớn tuổi và giàu kinh nghiệm là một nguồn tài nguyên vô cùng giá trị, đừng bao giờ cho rằng bạn biết nhiều hơn họ vì bạn là người quản lý. Những kiến thức của họ là  vô giá đối với bạn cũng như công ty, và biết làm thế nào để khai thác nó là một kỹ năng quan trọng mà với vai trò là người lãnh đạo, bạn bắt buộc phải làm được.

Hãy làm cho những người trong đội của bạn cảm thấy được coi trọng và họ biết rằng ý kiến của họ là quan trọng. Tìm kiếm sự đóng góp của họ trong quá trình ra quyết định và hãy nhớ rằng bạn không thể chỉ dựa vào một mình mình – tôn trọng chuyên môn của họ sẽ giúp ích cho thành công của cả bạn và họ. Các nhà lãnh đạo giỏi luôn duy trì khả năng tự học và không gì tốt hơn là học hỏi từ các đồng nghiệp.

Hãy thích nghi

Mỗi người đều học hỏi theo cách riêng của họ, không phân biệt tuổi tác. Các thế hệ khác nhau có cách giao tiếp khác nhau và điều quan trọng là có thể thích nghi và dung hòa phương pháp giao tiếp của riêng bạn để phù hợp với tất cả mọi người. Hãy dành thời gian để làm quen với từng người trong nhóm để có thể hiểu rõ về họ, về điểm mạnh, điểm yếu cũng như cách mà họ muốn tiếp thu thông tin và kiến thức từ bạn.

Chú ý đến khoảng cách thế hệ

Khoảng cách thế hệ thường là một sự khác biệt trong lối sống và điều quan trọng là bạn phải hiểu cuộc sống của những người trong nhóm của bạn khác với bạn như thế nào. Một nhân viên lớn tuổi có thể phải cố gắng để cân bằng sự nghiệp của họ với một cuộc sống gia đình bận rộn hoặc chăm sóc cho cha mẹ già. Nếu bạn hiểu và tạo điều kiện cho họ linh hoạt, bạn có nhiều khả năng lấy được sự tin tưởng, ủng hộ của họ, và trong dài hạn họ sẽ làm việc hiệu quả cũng như trung thành hơn.

Hãy cởi mở và chịu khó giao tiếp với mọi người

Bạn nhất thiết phải có sự giao tiếp cởi mở với nhóm của mình. Cho dù những đồng nghiệp của bạn đã làm việc tại công ty một thời gian dài, điều đó không có nghĩa là họ tự động hiểu được những gì bạn mong đợi từ họ. Hãy dành thời gian để nói chuyện trực tiếp với các thành viên trong nhóm và chắc chắn rằng bạn và họ đã thống nhất với nhau tất cả mọi thứ từ các quy trình hàng ngày đến chiến lược tương lai của công ty.

Một người giỏi giao tiếp biết khi nào cần nghe và khi nào cần chia sẻ. Lắng nghe những gì  đồng nghiệp của bạn nói, hỏi họ làm thế nào bạn có thể giúp họ làm tốt công việc của họ hơn. Nếu họ cảm thấy được lắng nghe và ý kiến của họ được coi trọng, họ sẽ chú trọng vào sự lãnh đạo của bạn chứ không phải là tuổi tác.

Amy Brereton hiện tại đang là Giám đốc chi nhánh của Enterprise Rent-A-Car

Theo https://www.theguardian.com – Sevencoloriris Inc. dịch

Những kinh nghiệm thực tế trong việc ứng xử với đồng nghiệp và các tình huống khó khăn trong công việc mà Trợ lý thường gặp sẽ được chia sẻ trong khóa đào tạo Trợ lý PA/EA Coaching. Nếu bạn cần một môi trường để học tập và chia sẻ những kiến thức thực tế trong công việc, hãy tham gia PA/EA coaching nhé. Lớp học có tại Hà Nội và TP.HCM.