10 bước giúp Trợ lý rèn luyện kỹ năng nghe hiệu quả

Trong thế giới đầy căng thẳng, vội vã và chịu ảnh hưởng nhiều bởi công nghệ như hiện nay, giao tiếp trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Việc lắng nghe giúp xây dựng các mối quan hệ, giải quyết các vấn đề và xung đột, cải thiện độ chính xác khi thực hiện công việc. Thế nhưng dường như chúng ta đã dành rất ít thời gian để thực sự lắng nghe nhau, việc thực sự lắng nghe trở thành một món quà quý giá- món quà của thời gian. Với cương vị là Trợ lý, việc lắng nghe hiệu quả mang lại cho bạn nhiều lợi ích quan trọng trong công việc. Nó giúp bạn xử lý tốt các mối quan hệ, hiểu được sếp, thực hiện công việc ít sai lỗi, thậm chí biết được nhiều thông tin quan trọng có ích cho công việc. Nếu bạn muốn một kỹ năng nghe hiệu quả, hãy thực hiện theo 10 lời khuyên ở dưới.

Bước 1: Đối mặt với người nói và duy trì giao tiếp bằng mắt.

Nói chuyện với một người nào đó trong khi họ quét phòng, làm việc với màn hình máy tính, hoặc nhìn ra ngoài cửa sổ giống như cố gắng bắn trúng một mục tiêu di động. Bạn sẽ nhận được bao nhiêu phần chú ý từ người đó? Năm mươi phần trăm? Hay chỉ năm phần trăm? Trong cuộc trò chuyện, việc giao tiếp bằng mắt là yếu tố rất quan trọng. Tất nhiên bạn vẫn có thể trò chuyện dù đang làm việc khác nhưng để giao tiếp và lắng nghe hiệu quả, hãy tiếp xúc mặt đối mặt với người mà bạn đang nói chuyện. Đặt sang một bên giấy tờ, sổ sách, điện thoại và các thứ phiền nhiễu khác. Nhìn vào họ, ngay cả khi họ không nhìn vào bạn. Và giao tiếp bằng mắt như thế nào cũng là một nghệ thuật mà bạn cần phải biết.

Bước 2: Hãy chú ý, nhưng thoải mái.

Khi bạn duy trì giao tiếp bằng mắt với người đối diện, hãy thư giãn. Bạn không nhất thiết phải nhìn chằm chằm vào họ. Bạn có thể đưa ánh mắt của mình ra nơi khác sau đó quay lại như bình thường. Điều quan trọng là bạn phải chú ý đến những gì họ nói. Hãy cố gắng bỏ ngoài tai những tác động gây nhiễu từ môi trường xung quanh. Ngoài ra đừng quá chăm chú vào giọng nói hay cách mà họ nói, ví dụ những suy nghĩ như sao giọng nói của anh ta lại kỳ lạ thế nhỉ, hoặc anh ta nói cứ như thuyết gia vậy… Cuối cùng, đừng để bị phân tâm bởi những suy nghĩ, cảm xúc, định kiến của riêng bạn.

Bước 3: Giữ một tâm trí cởi mở.

Hãy lắng nghe mà không có tâm thế phán xét người nói hay câu chuyện của người nói. Nếu câu chuyện của họ đang cảnh báo bạn điều gì, cứ tiếp tục nghe, bạn có thể cảm thấy bị cảnh báo nhưng đừng tự nói với mình rằng câu chuyện đó thật thế nọ thế kia. Khi bạn phán xét bằng suy nghĩ của mình thì bạn cũng không thể tập trung mà nghe người đó nói được.

Khi lắng nghe đừng vội vàng nhảy đến kết luận. Hãy nhớ rằng người nói đang sử dụng ngôn ngữ để thể hiện những suy nghĩ và cảm xúc bên trong của họ. Bạn không thể biết được họ đang nghĩ gì và cách duy nhất để bạn hiểu được đó là lắng nghe.

Đừng cướp lời người nói. Một số người có thói quen nhảy vào giữa khi người khác đang nói, thể hiện rằng tôi đã hiểu điều anh nói rồi và nó là như thế này thế nọ. Điều đó chỉ khiến bạn hiểu câu chuyện của người nói theo hướng tư duy của bạn chứ không phải nghe những gì trong đầu người đó nghĩ. Do đó thực chất bạn chẳng hiểu được gì và cũng chẳng nghe được gì.

Bước 4: Chú ý đến từ ngữ và cố gắng hình dung ra những gì người đó đang nói.

Hãy liên tưởng, kết nối những thông tin và hình thành một bức tranh về những gì người đó đang nói. Điều đó giúp bạn hiểu và ghi nhớ câu chuyện. Khi bạn nghe lâu, hãy tập trung và ghi nhớ những từ khóa, những ý chính.

Khi nghe, đừng suy nghĩ về việc mình sẽ nói gì tiếp theo. Hãy chỉ nghĩ về những gì họ đang nói.

Bước 5: Không ngắt lời và không áp đặt “giải pháp”của bạn

Việc ngắt lời người nói có nghĩa là bạn đang thể hiện những thông điệp như:

• “Tôi quan trọng hơn anh.”
• “Những gì tôi định nói có liên quan hơn, hoặc thú vị hơn những gì bạn định nói.”
• “Tôi không quan tâm bạn nghĩ gì.”
• “Tôi không có thời gian cho ý kiến của bạn.”
• “Đây không phải là đối thoại, đây là một cuộc tranh biện và tôi thắng.”

Bạn có thể nói gì đó trong câu chuyện để thể hiện mình đang lắng nghe và xác nhận những gì mình hiểu là đúng, tuy nhiên hãy làm điều đó vào lúc người nói đang tạm nghỉ.

Khi nghe ai đó nói về một vấn đề, tránh đề xuất giải pháp. Hầu hết họ không cần bạn làm điều đó. Nếu họ cần, họ sẽ hỏi bạn. Thông thường tự họ sẽ tìm ra cách giải quyết. Điều họ cần là được lắng nghe. Nếu thực sự bạn có một giải pháp tuyệt vời, ít nhất hãy được sự cho phép của người nói. Hãy hỏi, “bạn có muốn nghe ý kiến của tôi?”.

Bước 6: Chờ cho đến khi người nói dừng lại để hỏi rõ điều gì đó.

Khi bạn không hiểu điều gì đó, tất nhiên bạn nên yêu cầu người nói giải thích cho bạn. Nhưng thay vì ngắt lời ngay lúc đó, hãy đợi cho đến khi họ tạm dừng. Bạn có thể nói rằng: “Quay lại một chút, tôi muốn nghe anh nói kỹ hơn về…”.

Bước 7: Chỉ đặt câu hỏi để hiểu rõ vấn đề.

Đồng nghiệp của bạn đang kể cho bạn về chuyến du lịch của cô ấy và trong chuyến đi cô ấy đã
gặp một đồng nghiệp cũ của hai người. Đột nhiên bạn hỏi về người đồng nghiệp ấy, anh ta thế nào, chuyện gia đình anh ta ra sao, và câu chuyện ban đầu về chuyến đi của người đồng nghiệp kia bị quên lãng. Đây là một tình huống thường xuyên xảy ra. Những câu hỏi nên tập trung vào vấn đề đang được nói chứ không nên dẫn lối câu chuyện sang một hướng khác bởi vì hiếm khi chúng ta trở lại vấn đề ban đầu.

Nếu bạn thấy rằng câu hỏi của bạn khiến người nói lạc sang một hướng khác, hãy khiến họ quay lại chủ đề bằng những câu nói như: “ tôi rất vui khi nghe về anh ta nhưng bạn có thể nói thêm về chuyến đi của bạn được không?”

Bước 8: Hãy thử cảm nhận những gì người nói đang cảm thấy.

Nếu bạn cảm thấy buồn khi người nói đang diễn tả nỗi buồn, thấy vui khi họ vui, thấy sợ hãi khi họ nói về cảm giác sợ hãi của họ, thì chứng tỏ bạn là người lắng nghe rất tốt. Sự đồng cảm là yếu tố quan trọng của việc nghe hiệu quả. Để có thể đồng cảm, hãy đặt mình vào vị trí của người nói. Điều này không mấy dễ dàng nhưng nếu làm được, hiệu quả giao tiếp sẽ cải thiện rất nhiều.

Bước 9: Đưa ra những phản hồi thông thường.

Thể hiện rằng bạn hiểu những gì họ nói bằng cách phản ánh lại cảm xúc của họ. Ví dụ như: “Chắc hẳn bạn rất vui mừng”, “Tôi thấy những gì bạn trải qua thực sự rất khó khăn”,… Hoặc nếu người nói không bộc lộ cảm xúc của mình, hãy cố gắng hiểu và mô tả lại cảm xúc của họ qua những gì họ nói. Hoặc đơn giản chỉ cần im lặng và đồng tình.

Bước 10: Hãy chú ý đến những gì không được nói – những ám hiệu không lời.

Mặt đối mặt với một người, bạn có thể phát hiện sự nhiệt tình, chán nản, hoặc sự kích thích rất nhanh chóng thông qua ngôn ngữ cơ thể, các biểu hiện của mắt, miệng, độ dốc của vai. Đây là những manh mối bạn không thể bỏ qua. Khi lắng nghe, hãy nhớ rằng những lời truyền đạt chỉ là một phần của thông điệp. Hãy chú ý cả những hành động, cử chỉ của họ để hiểu được thực sự họ đang nghĩ gì, đang cảm thấy gì.

Theo Forbes – Sevencoloriris dịch và chỉnh sửa

Sử dụng ngôn ngữ cơ thể ra sao, giao tiếp bằng mắt như thế nào, đâu là tư thế và hành vi đúng đắn của một người Trợ lý, những nội dung đó sẽ được trình bày trong session 2 của khóa đào tạo Trợ lý PA/EA Coaching. Lớp học mở tại Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh, các bạn đăng ký tham gia tại đây nhé.