KỸ NĂNG TRẢ LỜI BÁO CHÍ DÀNH CHO TRỢ LÝ ĐIỀU HÀNH, TRỢ LÝ CẤP CAO

Khi bạn làm đến vị trí Trợ lý điều hành, Trợ lý cấp cao, Assistant Manager, đặc biệt là ở các công ty/tập đoàn lớn, bạn sẽ có cơ hội làm việc với giới báo chí thông qua các cuộc họp, nhiều khi để quảng bá về công ty, có khi lại là để giải quyết các khủng hoảng truyền thông. Đây là nhiệm vụ nhạy cảm và quan trọng, vì hình ảnh và uy tín của công ty đang nằm trong tay Trợ lý. Để giúp các bạn có sự chuẩn bị tốt hơn, PA/EA Coaching mang đến cho các Trợ lý 5 nguyên tắc khi trả lời phỏng vấn báo chí được chia sẻ bởi nhà báo Vũ Quang của VTV.

Nguyên tắc đầu tiên khi tiếp xúc với báo chí: Chính danh

Trước khi tiến hành phỏng vấn, bạn thường được cung cấp những thông tin cơ bản như sau: Chủ đề và tâm điểm của cuộc phỏng vấn về nội dung gì? Cuộc phỏng vấn sẽ diễn ra trong bao lâu? Cuộc phỏng vấn được ghi lại hay phát sóng trực tiếp? Cuộc phỏng vấn sẽ được phát sóng khi nào? Phỏng vấn sẽ được phát sóng toàn bộ hay chỉ để khai thác thông tin, lấy phát ngôn? Địa điểm và thời gian diễn ra phỏng vấn? Đây là cuộc phỏng vấn “một đối một” hay sẽ có thêm những đối tác phỏng vấn khác ?

Tuy nhiên, nhà báo sẽ không đưa ra những câu hỏi cụ thể, chi tiết cho bạn trước cuộc phỏng vấn. Kể cả khi bạn là một nhân vật rất có uy tín được cung cấp những câu hỏi cụ thể thì nhà báo vẫn thường có câu hỏi thêm, câu hỏi phụ trong quá trình phỏng vấn. Bạn hãy chủ động đón nhận những câu hỏi hóc búa của nhà báo nhé.

Theo nguyên tắc xã giao thông thường, nhà báo cần xưng danh khi tiếp xúc với bạn. Bạn đừng ngại ngần đặt những câu hỏi tế nhị cho nhà báo để nắm chắc thông tin về tờ báo, kênh truyền hình, đài phát thanh, hãng truyền hình, tạp chí…của quốc gia nào mà anh ta là một thành viên.

Bạn hãy lịch sự và tế nhị “kiểm tra” thẻ nhà báo hoặc chứng chỉ hành nghề cùng danh thiếp của họ. Khi đã nắm rõ thông tin về nhà báo và cơ quan báo chí của anh ta, bạn sẽ tự tin giao tiếp với họ. Nguyên tắc chính danh ở đây là chủ và khách đều phải biết rõ những thông tin cơ bản về nhau. Bạn thích đóng vai chủ hay khách? Lời khuyên của tôi là bạn hãy là một người chủ đích thực của buổi gặp gỡ. Đừng bao giờ đánh mất vị trí của mình.

Nguyên tắc thứ hai: Chân thành và cởi mở.

Thật sai lầm coi báo chí và giới truyền thông là những kẻ luôn moi móc, tìm kiếm những khiếm khuyết của chúng ta. Hãy vượt qua nỗi ám ảnh, bạn sẽ chinh phục được họ – những người luôn tìm kiếm “những cái bất thường trong cái bình thường”. Xin được nói thêm, những nhà báo luôn rất giỏi quan sát, đôi khi họ còn có phẩm chất của một thám tử, một điều tra viên, một thẩm phán…Hãy ban phát cho họ một nụ cười, một cái bắt tay chân thành khi gặp mặt và lúc chia tay.

Ai đó đã nói rất chính xác rằng: Người thành đạt là người “cho” đi nhiều nhất và theo định luật bảo toàn năng lượng bạn sẽ “nhận” lại được một sự trả lại tương đương.

Nguyên tắc thứ ba: Tự chủ trong giao tiếp.

Khi báo chí gặp bạn, tức là bạn là nhân vật cần thiết và quan trọng đối với họ. Những thông tin và cảm xúc của bạn là “nguồn nguyên liệu quý giá” cho tác phẩm của họ. Bạn là ông chủ, là bà chủ độc quyền cung cấp thông tin và cảm xúc trong cuộc trao đổi, phỏng vấn. Vậy tại sao bạn phải lo lắng khi tiếp xúc với báo chí ? Bạn muốn cho họ bao nhiêu phút, bao nhiêu thông tin, cảm xúc là quyền của chính bạn.

Tuy nhiên các nhà báo là những kẻ rất “tham lam”, họ cần thông tin của bạn không chỉ phục vụ một mẩu tin, một bài báo, một phóng sự phát thanh, báo mạng hay truyền hình mà còn để làm “tư liệu riêng tư” cho nhiều tác phẩm và sở thích khác. Vì thế bạn hãy tự định đoạt thời gian bạn cho phép họ được trò chuyện với bạn. Các khung giờ theo thông lệ quốc tế là 15 phút, 30 phút, 45 phút, 1 giờ.

Tuy nhiên lời khuyên của tôi dành cho bạn là bạn hãy tế nhị và khéo léo giấu đi vị trí là người chủ của cuộc trao đổi. Nếu lộ ra vị trí bạn sẽ phiền toái đấy. Tôi không dọa bạn đâu!

Sự thành bại của cuộc phỏng vấn chủ yếu dựa vào việc chọn đối tượng. Nếu bạn được chọn thì bạn là người đáp ứng được những yêu cầu về chuyên môn, khả năng diễn đạt thẳng thắn, dễ hiểu và vị trí, uy tín của bạn liên quan đến chủ đề cuộc phỏng vấn. Nhà báo sẽ rất lo lắng bạn có thu xếp được thời gian cho cuộc phỏng vấn và có sẵn lòng nói chuyện để phát sóng hay không? Nhà báo sẽ kín đáo kiểm tra khả năng của bạn là người hướng nội hay hướng ngoại, có thích hợp với cuộc phỏng vấn không. Nếu phỏng vấn qua điện thoại, bạn hết sức cẩn trọng khi trả lời, đặc biệt chú ý sức truyền cảm qua giọng nói. Đừng bao giờ sử dụng giọng nói vô cảm.

Địa điểm phỏng vấn là một yếu tố vô cùng quan trọng, nhưng bạn đừng quá lo ngại. Tôi sẽ cho bạn một nguyên tắc về chọn địa điểm trong phỏng vấn của giới báo chí. Đó là địa điểm phỏng vấn lý tưởng nhất là vị trí, môi trường làm việc của nhân vật.

Nguyên tắc thứ tư: Biết dừng đúng thời điểm

Đừng bao giờ bạn cho nhà báo quá nhiều thời gian tiếp xúc với mình, đây là cách bạn gây áp lực và thể hiện bạn là người quan trọng, bận rộn và có quá nhiều điều cần quan tâm khác. Dừng ở thời điểm nào là do bạn, nhưng lời khuyên của tôi với bạn là không dưới 15 phút nhưng không dài quá 1 giờ. Hãy biết dừng khi câu chuyện bắt đầu có biểu hiện nhàm chán. Hãy cho nhà báo “đói thông tin một chút”, bạn sẽ trở nên quan trọng và hãy tin tôi, họ sẽ còn kiếm tìm bạn.

 

Nguyên tắc thứ 5: Làm chủ cảm xúc

Một chú ý nữa của chúng tôi dành cho các bạn, khi cuộc phỏng vấn có nhiều người tham gia bạn đừng bao giờ theo tâm lý đám đông trả lời khuôn mẫu, cứng nhắc giống như mọi người. Hãy có ít nhất một sự khác biệt như mở đầu ấn tượng bằng một câu nói đặc biệt hoặc một ý tưởng mới mẻ.

Bí quyết để thành công trong trả lời phỏng vấn là bạn phải biết rõ thông tin cảm xúc của bạn là dành cho công chúng chứ không phải cho nhà báo.

Bạn luôn luôn phải suy nghĩ và chuẩn bị sự trả lời có yếu tố mới, lạ. Còn ngược lại bạn chẳng thuyết phục được ai. Nếu gặp những người không “xứng tầm” bạn có thể từ chối tiếp xúc hoặc kết thúc nhanh câu chuyện. Bạn hãy chú ý trang phục, phong cách, đặc biệt là cách đặt vấn đề, những câu hỏi của nhà báo.

Chia sẻ bởi Khóa đào tạo Trợ lý PA/EA Coaching – Sevencoloriris

Khóa học PA/EA Coaching tại Hà Nội sẽ được tổ chức vào ngày 25/12, các bạn đăng ký tại đây để tham gia nhé!