Đây là một câu hỏi khá cơ bản đối với các trợ lý, phải không ạ? Trong khóa đào tạo Trợ lý PA/EA Coaching, chúng tôi nhận được rất nhiều chia sẻ của các Trợ lý rằng mặc dù họ luôn cố gắng hoàn thành công việc nhưng dường như vẫn còn thiếu điều gì đó để khiến cho sếp của họ hài lòng. Phải chăng điều đó là không thể? Thực ra như chúng tôi vẫn nói, chỉ hoàn thành công việc thì bạn mới chỉ ở mức một trợ lý bình thường. Một trợ lý giỏi thì cần nhiều hơn thế. Bạn phải hiểu và làm việc ăn ý với vị CEO của mình, đồng thời rèn luyện để phát triển 9 năng lực cốt lõi mà Trợ lý CEO giỏi phải có. Dưới đây sẽ là một vài lời khuyên mà chúng tôi dành cho các Trợ lý để giúp cải thiện hiệu suất làm việc và khiến CEO hài lòng hơn về bạn.
HỨA ÍT LÀM NHIỀU
Trước khi nghĩ đến các vấn đề khác, điều đầu tiên Trợ lý cần làm được đó là giữ đúng lời hứa và thực hiện được các nhiệm vụ của mình. Hãy là người nói được làm được. Điều đó tạo ra sự tin tưởng giữa hai bên, chính là cơ sở cho mối quan hệ công việc tốt đẹp và hiệu quả. Sau đó hãy nghĩ xem bạn có thể làm gì để đáp ứng vượt mong đợi của sếp. Điều này cần ở bạn một óc quan sát tốt và sự tinh ý. Hãy chủ động thực hiện công việc trước khi CEO của bạn yêu cầu. Đây chính là khả năng dự đoán nhu cầu mà chúng tôi thường nói đến.Khi bạn làm được hơn những gì mà bạn đã hứa, chắc chắn điều đó sẽ khiến CEO của bạn hài lòng.
LUÔN PHẢN HỒI EMAIL/ĐIỆN THOẠI CỦA SẾP
Khi bạn đang có quá nhiều thứ phải làm thì chắc chắn bạn sẽ thấy việc luôn
phản hồi email/điện thoại của sếp thật mệt mỏi, 
đặc biệt là nếu mỗi ngày bạn nhận được hàng tá email từ CEO của mình . Tuy nhiên để sếp luôn yên tâm thì nhất định bạn phải trả lời chúng. Bạn có thể chỉ đơn giản thông báo là đã nhận được email và đang xử lý nó. Tôi biết rằng điều này sẽ hơi tốn thời gian, nhưng như vậy CEO sẽ không cần băn khoăn bạn đã nhận được nhiệm vụ chưa và biết rằng mọi thứ đang được xử lý. Một gợi ý dành cho Trợ lý đó là lưu một số mẫu email trả lời thông dụng và bạn chỉ việc dùng khi cần.
HIỂU Ý CEO TRONG NHỮNG TRƯỜNG HỢP CẤP BÁCH
Điều mà trong khóa PA/EA Coaching chúng tôi luôn nhấn mạnh với các học viên, đó là Trợ lý giỏi phải thực sự hiểu rõ vị CEO của mình. Từ thói quen, sở thích, cách tư duy, phong cách làm việc, xu hướng ra quyết định. Điều này chắc chắn sẽ mất thời gian nhưng thực sự quan trọng để Trợ lý làm tốt vai trò của mình. Đó là cách duy nhất để xây dựng mối quan hệ hợp tác tuyệt vời giữa bạn và CEO. Hãy quan sát kỹ sếp của mình. Chúng tôi không khuyến khích bạn soi mói dò xét, hãy tinh ý. Hãy biết nét mặt của sếp như vậy nghĩa là gì và tại sao lại như vậy, thời gian nào ông ấy làm việc hiệu quả nhất, khi nào cần để ông ấy một mình hay khi nào thì không nên xếp lịch hẹn cho ông ấy. Trợ lý cũng cần biết những công việc mà CEO đã lên lịch trước, hoặc những việc sẽ diễn ra trong thời gian tới. Nếu CEO của bạn đang trải qua giai đoạn khó khăn với rất nhiều stress, hãy ở bên và hỗ trợ họ bất cứ điều gì. Nếu họ giao cho bạn nhiệm vụ trong thời gian này, hãy cố gắng hoàn thành tốt nhất với chi phí hiệu quả nhất. Nếu bạn thấy rằng CEO của mình sẽ cần giúp đỡ – hãy có mặt.
ĐƯA RA GIẢI PHÁP
Một điều quan trọng để khiến cho CEO cảm thấy hài lòng và thoải mái đó là Trợ lý không mang tới những rắc rối, phiền hà không đáng có, bởi công việc của CEO đã rất bận rộn rồi. Các Trợ lý hãy hình dung vai trò của mình như một bến cảng trong cơn bão, là nơi mà CEO có thể coi như chỗ dựa ngay cả khi công việc kinh doanh đang khủng hoảng. Điều đó thực sự khó khăn và nhiều khi khiến Trợ lý cảm thấy muốn trút hết tất cả lên đầu sếp của mình. Nhưng Trợ lý không phải là như vậy. Nếu có vấn đề gì đó xảy ra, hãy tìm kiếm các giải pháp và mang nó đến cho CEO. Trong phần giảng về quản lý dự án và báo cáo cho CEO, Coacher Vũ Diệu Thúy có nói rằng: “Một Trợ lý bình thường có thể nhìn ra vấn đề. Tuy nhiên như vậy chưa đủ. Năng lực của bạn mới chỉ dừng ở mức theo dõi – báo cáo. Trước khi CEO hỏi bạn tại sao lại có vấn đề như vậy, hãy tìm hiểu xem nguyên nhân của nó ở đâu. Nếu bạn có thể chỉ ra những lý do gây ra vấn đề, CEO sẽ đánh giá cao hơn bởi khả năng phân tích – báo cáo của bạn. Sau khi phân tích và tìm hiểu cặn kẽ nguyên nhân, nếu bạn có thể đưa ra giải pháp phù hợp, năng lực của bạn đã đạt tới mức của Trợ lý điều hành, đây chính là mục tiêu cần đạt được để trở thành trợ lý giỏi”. Đó là lý do tại sao chúng tôi nói rằng Trợ lý càng giỏi càng có năng lực ngang bằng với CEO của mình, đặc biệt trong phân tích, xử lý vấn đề và ra quyết định. Hãy nhớ, các sếp không bao giờ thích một nhân viên mang lại nhiều vấn đề hơn là giải pháp.
———–
*Đăng ký nhận bản tin hàng tuần tại đây để không bỏ lỡ các thông tin, bí quyết và kinh nghiệm trong nghề Trợ lý.
Để tham gia trao đổi cùng Coacher và các Trợ lý khác về các vấn đề trong công việc của Trợ lý, các bạn hãy tham gia khóa đào tạo Trợ lý PA/EA Coaching nhé. Lớp học được tổ chức tại Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh. Đăng ký tại đây.
Assistant to CEO - challenges and solutions 