Chia sẻ bởi Stephanie Dube Dwilson, Demand Media
Người Trợ lý giám đốc giỏi luôn đảm nhiệm rất nhiều công việc, đó không chỉ là viết thư, sắp xếp lịch công tác hay các cuộc hẹn. Một Trợ lý giỏi luôn làm việc chủ động, là một nhân tố không thể thiếu trong hoạt động hàng ngày của công ty. Người Trợ lý xuất sắc thậm chí có thể thay mặt sếp điều hành công việc khi ông ấy không có mặt.
Cộng sự đắc lực
Điều đầu tiên và quan trọng nhất, người Trợ lý cần phải hành động và coi bản thân mình như là một cộng sự đắc lực cho sếp. Trợ lý cần biết cách chủ động giải quyết công việc chứ không đơn thuần là một người nhận tin và chuyển lời. Ví dụ như, nếu có một khách hàng gọi đến với một vấn đề khẩn cấp và giám đốc không ở đó thì người Trợ lý phải hiểu về công việc kinh doanh và suy nghĩ trên cương vị của giám đốc để có thể cung cấp một câu trả lời thỏa đáng cho đến khi giám đốc có mặt.
Thay mặt giám đốc
Trợ lý tốt luôn là người sẵn sàng để “thay mặt” cho giám đốc lúc cần thiết. Bạn nên mặc những trang phục tương tự với cách mặc của giám đốc. Điều này có thể đảm bảo rằng bạn có thể thay mặt cho sếp khi cần. Người Trợ lý luôn sẵn sàng và có khả năng xử lý các cuộc họp hoặc gặp gỡ với với khách hàng là tài sản vô giá đối với CEO.
Gương mặt của công chúng
Trợ lý giám đốc là bộ mặt, là đại diện của công ty. Bạn phải bộc lộ một thái độ chuyên nghiệp và lịch thiệp khi trả lời điện thoại hay nói chuyện với khách hàng. Bàn làm việc của trợ lý phải gọn gàng, có tổ chức và dễ nhìn nhưng không nên bài trí những thứ có thể gây mất tập trung. Trợ lý cũng cần thể hiện một hình ảnh đẹp và chuyên nghiệp khi tham gia các sự kiện cộng đồng, đôi khi cả sự kiện dành cho những nhân vật cấp cao.
Xem thêm:
Kinh nghiệm sắp xếp bàn làm việc khoa học
Phương pháp sắp xếp lưu trữ hồ sơ khoa học
Nghiên cứu
Người Trợ lý tuyệt vời cho CEO luôn chủ động nghiên cứu các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh và sẵn sàng đưa ra lời khuyên. Ví dụ như, Trợ lý giám đốc có thể đưa ra những yêu cầu đầu vào khi muốn tuyển dụng những nhân viên quan trọng dựa trên hiểu biết của mình về công ty. Hoặc có thể là người đưa ra những ý kiến quan trọng trong quá trình thảo luận ra quyết định.
Biết cách tổ chức và quản lý thời gian
Bên cạnh những kĩ năng nổi bật thì một Trợ lý tốt cần phải có những kĩ năng cơ bản cần thiết. Bạn cần có kỹ năng quản lý thời gian phù hợp, lập kế hoạch chặt chẽ và khả năng đa nhiệm. Bạn cần phải giữ cho mọi việc diễn ra suôn sẻ đặc biệt là trong những tình huống áp lực cao. Khi sếp bị chịu sức ép từ công việc thì Trợ lý phải là người giữ cho mọi việc được cân bằng và suy nghĩ sáng suốt.
TRỞ THÀNH TRỢ LÝ GIÁM ĐỐC-CEO TÀI GIỎI VỚI KHÓA ĐÀO TẠO TRỢ LÝ PA&EA COACHING
*Đăng ký nhận bản tin hàng tuần tại đây để không bỏ lỡ các thông tin, bí quyết và kinh nghiệm trong nghề Trợ lý.
Các năng lực cốt lõi của Trợ lý và các công cụ làm việc sẽ được giới thiệu trong Session 2 của khóa đào tạo Trợ lý PA/EA Coaching. Đăng ký tại đây hoặc liên hệ 04 6329 0851 để được hướng dẫn tham gia khóa học.
* Tham gia Cộng đồng Trợ lý/Thư ký để cùng chia sẻ kinh nghiệm và giải quyết các vấn đề trong công việc Trợ lý.
Assistant to CEO - challenges and solutions 