Nhiều người vẫn cho rằng công việc của các Trợ lý điều hành chỉ hơn việc đánh máy và pha cà phê một chút. Điều đó hoàn toàn khác xa thực tế. Thật ra, hầu hết các Trợ lý điều hành có nhiệm vụ giống như cánh tay phải của sếp, đảm bảo cho sếp của họ luôn kịp tiến độ và khiến cho công việc của sếp được hoàn thành tốt nhất có thể.
Nhiệm vụ của Trợ lý điều hành có thể bao gồm quản lý dự án, lên kế hoạch cho các cuộc họp hoặc công tác, từ liên lạc và mời khách, đến đặt chỗ và chuẩn bị sẵn các tài liệu cần thiết.
Trợ lý điều hành thường đóng vai trò như đại diện của sếp khi thay sếp điều hành công việc. Một trong các nhiệm vụ chính của Trợ lý là phát ngôn và soạn thảo văn bản cho sếp, và như vậy thì điều quan trọng nhất đó là người Trợ lý điều hành phải hiểu rõ nhu cầu, điểm mạnh, điểm yếu của sếp và làm việc ăn ý với sếp của họ.
Một Trợ lý điều hành xuất sắc là người có thể biết trước những nhu cầu cần thiết và chủ động đáp ứng nó. (Đây chính là khả năng Dự đoán nhu cầu – một trong chín năng lực cốt lõi của Trợ lý mà chúng tôi đề cập tại đây) Rất nhiều nhà quản lý cấp cao không có đủ thời gian để xử lý các vấn đề nhỏ nhặt. Đây chính là nơi để Trợ lý thể hiện khả năng của mình.
Trợ lý điều hành có thể hỗ trợ lãnh đạo của họ trong quá trình tiếp cận và đưa ra giải pháp xử lý vấn đề. Sự đa nhiệm là chìa khóa cốt lõi để trở thành một Trợ lý giỏi khi bạn phải thực hiện tất cả các công việc mà sếp của bạn không có đủ thời gian để làm.
Một Trợ lý giỏi luôn tìm cách nâng cao vai trò của mình bằng cách hỗ trợ cho sếp của mình ngày càng tốt hơn. Có một cách rất tốt để phát triển năng lực của bạn đó là trang bị cho mình những kỹ năng công nghệ mới nhất phục vụ cho công việc, nghiên cứu sâu về lĩnh vực của công ty để đưa ra những lời khuyên hữu ích cho sếp, học hỏi thêm các thuật ngữ chuyên môn để có thể tự trao đổi và làm việc độc lập với nhân viên.
Một khía cạnh quan trọng trong vai trò của Trợ lý điều hành mà hiếm khi được đề cập trong bản mô tả công việc đó là đảm bảo cho sếp của mình xuất hiện trong hoàn cảnh thuận lợi nhất có thể. Người Trợ lý tài năng sẽ luôn biết dẹp bỏ mọi cản trở để sếp của mình được tỏa sáng, bằng khả năng tổ chức và sự chu đáo của mình. Ví dụ như có thể cẩn thận in thêm các tài liệu dự phòng, sắp xếp các giấy tờ một cách khoa học và dễ sử dụng, chú ý đến các chi tiết nhỏ nhặt sao cho sếp không mất nhiều thời gian để xử lý chúng.
Mặc dù phần lớn công việc của Trợ lý điều hành là tối đa hóa năng suất cho sếp nhưng nếu họ làm tốt công việc đó thì họ sẽ nhận được sự tín nhiệm rất lớn. Một nhà lãnh đạo giỏi luôn biết điểm mạnh, điểm yếu của bản thân. Thế nên nếu Trợ lý có thể hỗ trợ tốt nhất điểm mạnh và khắc phục được điểm yếu cho sếp sẽ rất được coi trọng, và tất nhiên các Trợ lý cũng nhận thấy ngay điều đó.
Theo www.allbusiness.com – Sevencoloriris dịch
Để có thể gắn bó với công việc Trợ lý, điều quan trọng là bạn hiểu rõ bản thân, hiểu rõ công việc và sẵn sàng phấn đấu vì công việc. Nếu bạn cần sự định hướng và hỗ trợ để phát triển trên con đường trở thành một trợ lý tài giỏi, hãy đăng ký tham gia Khóa đào tạo Trợ lý PA/EA Coaching, chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn trong suốt quá trình làm việc của bạn sau này.
Assistant to CEO - challenges and solutions 