9 bí quyết dành cho Trợ lý riêng

Chia sẻ bới Cassandra Gilmore

Bạn được đặt vào vị trí trở thành Trợ lý riêng cho sếp và bạn cảm thấy mình đã sẵn sàng cho công việc đó. Tuy nhiên, sếp của bạn lại quá bận rộn, anh ta hầu như không thể chú ý và cầm tay chỉ việc cho bạn, chính vì vậy, bạn không biết những việc tiếp theo mà mình nên làm là gì. Hãy làm theo những bí quyết dưới đây đưa ra bởi một người trợ lý có đầy kinh nghiêm, biết đâu chúng sẽ khiến bạn được thăng tiến trước khi bạn nhận ra điều đó.

Bí quyết 1: Hãy quên chiếc điện thoại di động của bạn đi

Tôi thực sự lấy làm ngạc nhiên vì hầu hết nhân viên mới  không hề chú ý về điều này. Một hành động tưởng chừng như rất nhỏ nhưng nó ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả làm việc. Bạn không thể biết trước và xử lý được  những công việc mà sếp muốn bạn làm trong khi tâm trí bạn quá tập trung vào chiếc điện thoại. Nếu không thể chống lại được sự cám dỗ từ chiếc điện thoại thì bạn có thể tắt hẳn nó đi và chỉ kiểm tra nó trong thời gian nghỉ giải lao. Nếu bạn không muốn bỏ lỡ các cuộc gọi  khẩn cấp thì hãy để chế độ im lặng hoặc rung. Thỉnh thoảng bạn có thể kiểm tra màn hình điện thoại  mà không làm ảnh hưởng đến những người xung quanh.

Bí quyết 2: Đừng bao giờ nói : “ Tôi không biết”

Thỉnh thoảng, sếp sẽ có những câu hỏi mà bạn không có câu trả lời. Nhưng đừng bao giờ nói “Tôi không biết” mà hãy nói “ Để tôi tìm hiểu xem” sau đó hãy đi và tìm hiểu vấn đề đó. Nếu bạn không thể tự mình làm được thì cũng thể tham khảo ý kiến của những đồng nghiệp khác trong công ty. Hoặc một lúc nào đó khi sếp của bạn không bị phân tâm bởi công việc, bạn có thể hỏi ngay sếp về người trong công ty có thể cung cấp những thông tin mà bạn đang cần. Hãy nhớ rằng ,  phải luôn luôn mỉm cười và làm việc với một thái độ tích cực.

Bí quyết 3 : Đừng bao giờ nói : “Tôi không thể”

  Nếu sếp yêu cầu bạn giải quyết một số công việc nhưng bạn cảm thấy nó không nằm trong khả năng của mình, thì thay vì nói “Tôi không thể” thì hãy cố gắng trả lời những câu như “Tôi sẽ thử xem sao” hoặc là “Tôi sẽ làm hết sức mình”. Nếu như bạn đã cố gắng hết sức nhưng vẫn không tự mình giải quyết được thì hãy đưa ra một phương pháp thay thế để hoàn thành được công việc đó. Ví dụ như, nếu sếp yêu cầu bạn làm một bản sao của một tập sách có bản quyền thì thay vì nói “Tôi không thể làm được, điều này là bất hợp pháp” thì bạn có thể đề nghị làm một bản tóm tắt về nội dung , đưa logo của công ty và điền thông tin liên lạc ở trên đó. Tất cả những công việc đó , có thể nhiều hơn những gì mà anh ta yêu cầu. Và đừng quên trích dẫn nguồn cho nội dung bạn vừa thực hiện.

Bí quyết 4 :Hãy trở thành một người mà sếp của bạn có thể tin tưởng.

Là một trợ lý riêng, bạn có nhiều cơ hội để tiếp xúc với  các  thông tin mang tính chuyên môn, cá nhân hay thậm chí là những vấn đề nhạy cảm liên quan đến sếp. Nếu bạn tình cờ nghe được cuộc khẩu chiến giữa sếp và vợ ông ấy, Và sau đó buôn chuyện đó với những người khác trong công ty thì bạn sẽ sớm phải gánh chịu hậu quả. Tương tự như vậy, nếu bạn ngồi bên ngoài văn phòng của sếp và tình cờ nghe được câu chuyện của một đồng nghiệp trong công ty đang bị ông ấy khiển trách, thì tốt nhất là bạn nên giữ im lặng, cho dù đó là một câu chuyện sốt dẻo và đáng được bàn tán.

 Bí quyết 5: Trở thành một người biết cách lắng nghe.

Rất có thể sếp của bạn là một con người cởi mở. Hãy nghe ngóng và để ý những vấn đề của ông ấy như con cái, sở thích, ý tưởng v.v… Nếu bạn cũng cũng có con cùng độ tuổi và chơi môn thể thao giống như con ông ấy, bạn có thể bắt đầu câu chuyện với sếp về nó, nhưng nên nhớ rằng, đừng bao giờ giành quyền độc thoại trong khi nói chuyện bằng cách khoe khoang quá đà về thành tích của con mình. Hãy để ông ấy nói. Bạn chỉ cần thỉnh thoảng đưa ra những câu hỏi  đại loại như “trận đấu của con trai ông hôm qua diễn ra như thế nào?” để khiến sếp bạn cảm thấy rằng bạn là người có thể chia sẻ được.  Chẳng bao lâu sau đó, ông ấy sẽ hỏi ý kiến của bạn nhiều hơn trong các vấn đề khác nữa.

Bí quyết 6: Tạo lập môt mối quan hệ tốt với vợ/chồng sếp

Bạn nên thực hiện các nghi lễ ứng xử với người bạn đời của sếp ở mức cao nhất, thậm chí ngay cả khi sếp của bạn không làm điều đó. Nên nắm rõ những thông tin cơ bản về họ như tên, nghề nghiệp…Luôn luôn tỏ một thái độ niềm nở khi gặp họ, nếu sếp của bạn không có mặt ở đó, thì bạn có thể chủ động đứng ra sẵn sàng giúp đỡ họ nếu bạn có thể. Là một trợ lý thì nghĩa là bạn có trách nhiệm xử lý công việc cho sếp. Nếu bạn muốn phát triển mối quan hệ tốt đẹp với vợ của ông ấy, thì bạn có thể  thậm chí được nhờ giúp đón con của họ từ trường về nhà, hay đưa cô ấy đến hiệu sửa xe. Tất nhiên công việc ấy rất nhỏ nhặt nhưng nó sẽ khiến hình ảnh của bạn trở nên đẹp hơn trong mắt họ.

Bí quyết 7 : Tốt bụng

Hãy chủ động dùng kẹp giấy, ghim, hoặc những thứ cần thiết khi sếp của bạn đang phải vật lộn với một đống tài liệu, điện thoại, hay tách cà phê. Lặng lẽ đứng dậy giữ cửa cho sếp đi ra ngoài hay mở cửa đón sếp vào mỗi buổi sáng , bạn sẽ nhận được một nụ cười đầy thiện chí. Đừng lo lắng, tôi chắc chắn rằng sếp sẽ nhớ đến sự tốt bụng của bạn.

Bí quyết 8: Luôn chăm chỉ

 Đừng chỉ biết ngồi chờ người khác chỉ ra cho bạn cần phải làm những gì. Là một trợ lý tốt có nghĩa là bạn phải nắm rõ những việc mình cần phải làm và tự giác hoàn thành nó. Nếu thùng rác trong phòng sếp không còn chỗ chứa, đừng có ngồi đợi lao công. Hãy nhanh chóng gói chúng lại, mang ra ngoài và vứt chúng đi. Còn trong trường hợp bạn phát hiện cốc cà phê trên bàn sếp đã hết thì cũng nên tự giác dọn dẹp chúng. Sếp của tôi thường mang cà phê từ nhà đến cơ quan vào mỗi buổi sáng. Tôi thường rửa sạch, gói chúng lại rồi mang lên xe sếp. Vợ sếp đánh giá rất cao hành động này, đồng thời nó cũng làm cô ấy bớt bận tâm.

Bí quyết 9 : Quan sát

Khi một người lãnh đạo cần đến trợ lý thì có nghĩa là họ có thể có hàng triệu việc cần xử lý. Nếu sếp giao cho bạn một bản fax và sau đó quên béng nó đi, bạn nên nhanh chóng đặt ra câu hỏi : “ Ông/bà cần tôi xử lý nó như thế nào”. Điều đấy sẽ khiến cho sếp nhớ ra những việc muốn bạn cần phải hoàn thành. Đừng bao giờ vứt nó trong ngăn kéo và coi như chưa từng có bản fax đó.

Trợ lý riêng là một trong những công việc đa dạng nhất mà bạn từng có. Hãy tự tạo một cảm giác thoải mái và luôn luôn mỉm cười với những lời phê bình và cố gắng làm tốt hơn ở những lần sau. Phải nhớ rằng, luôn tỏ một thái độ tích cực, tránh giận dỗi, bực dọc. Thưc hiện theo những lời khuyên này, bạn chắc chắn trở thành một người trợ lý tuyệt vời.

Xem thêm: 7 CÁCH ĐỂ TRỞ THÀNH MỘT TRỢ LÝ ĐIỀU HÀNH XUẤT SẮC

*Đăng ký nhận bản tin hàng tuần tại đây để không bỏ lỡ các thông tin, bí quyết và kinh nghiệm trong nghề Trợ lý.

—————————

* Tham gia Cộng đồng Trợ lý/Thư ký để cùng chia sẻ kinh nghiệm và giải quyết các vấn đề trong công việc Trợ lý.

** Tham gia khóa đạo tạo PA/EA Coaching để được cung cấp các kiến thức, công cụ phục vụ cho công việc của Trợ lý và giải quyết các vấn đề liên quan đến nghề nghiệp. Đặc biệt đã có lớp học online cho những học viên không ở Hà Nội. Đăng ký tại đây.