Để phỏng vấn thành công ở bất kỳ vị trí nào cũng cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Từ bước chuẩn bị CV, tìm hiểu thông tin đến tham gia phỏng vấn, bạn cần hiểu rõ công việc mà bạn muốn ứng tuyển, cũng như tổ chức mà bạn muốn gia nhập. Để giúp các bạn có một sự chuẩn bị tốt hơn cho buổi phỏng vấn vào vị trí trợ lý CEO, chúng tôi đưa ra 10 câu hỏi thường gặp trong phỏng vấn và những gợi ý giúp bạn trả lời tốt các câu hỏi này.
1.Tại sao bạn lại muốn làm công việc Trợ lý CEO này?
Gợi ý trả lời:
Luôn nhớ rằng các công ty muốn chọn những nhân viên thật sự đam mê công việc, vì thế bạn nên có một câu trả lời tốt cho lý do tại sao bạn muốn công việc này. (Còn nếu bạn không hề thích nó thì tốt hơn hết là bạn nên ứng tuyển vào một vị trí khác). Thứ nhất, hãy xác định một vài yếu tố trong công việc mà bạn cảm thấy nó thực sự phù hợp với mình, ví dụ bạn cảm thấy gắn bó với công việc Trợ lý vì bạn có thiên hướng hỗ trợ bẩm sinh và cảm thấy ý nghĩa khi có thể giúp cho CEO thành công trong công việc. Sau đó hãy chia sẻ tại sao bạn yêu mến và muốn làm việc cho công ty.
2. Bạn học được gì từ những sai lầm phạm phải khi làm ở vị trí Trợ lý CEO?
Gợi ý trả lời:
Những ứng viên không đưa ra được ví dụ cụ thể thường có vẻ không đủ sức thuyết phục. Tuy nhiên nếu bạn chỉ đưa ra các tình huống thì nó thường nhỏ nhặt, rời rạc, tốt hơn hết là bạn phải nêu ra được mình học được những gì thông qua những ví dụ đó. Một ví dụ tốt cho bạn có thể là: bạn đã mắc sai lầm là tự ý hành động một mình khi làm việc nhóm và sau đó học được cách hợp tác với mọi người.
3. Bạn đang trông chờ những thử thách gì ở vị trí Trợ lý CEO này?
Gợi ý trả lời:
Đây là một câu hỏi phỏng vấn điển hình để xác định những kỳ vọng của ứng viên ở công việc mới và xem thử ứng viên đó có thực sự phù hợp với vị trí này hay không. Cách tốt nhất để trả lời câu hỏi này đó là trao đổi về việc làm thế nào bạn có thể phát huy tốt nhất các khả năng và thế mạnh của bản thân để phục vụ cho công việc. Bạn cũng có thể nói về việc những thử thách chính là động lực cho bạn, bạn hoàn toàn có khả năng xử lý hiệu quả các thách thức, bạn có đủ các kỹ năng và sự linh hoạt cần thiết cho một công việc đầy thử thách như vậy. Bạn cũng có thể kể ra một ví dụ cụ thể về một khó khăn mà bạn từng gặp phải và kết quả đạt được khi giải quyết nó.
4. Hãy mô tả một tuần làm việc điển hình của một Trợ lý CEO
Gợi ý trả lời:
Với câu hỏi này, nhà tuyển dụng mong muốn ứng viên trao đổi về những công việc mà họ sẽ làm khi bắt tay vào vị trí mới. Trước khi trả lời câu hỏi này, hãy cân nhắc về vị trí mà bạn đang ứng tuyển, mối liên hệ giữa nó với công việc trước đây bạn đã làm. Bạn càng áp dụng được những kinh nghiệm của công việc cũ vào vị trí mới thì câu trả lời của bạn càng thành công. Bạn không nên nói về những hoạt động ngoài công việc mà bạn thực hiện trong giờ làm, hãy tập trung vào những vấn đề liên quan đến công việc và thể hiện cho nhà tuyển dụng thấy rằng bạn là người biết tổ chức công việc ( ví dụ: “ Việc đầu tiên tôi làm vào thứ 2 là kiểm tra mail, sau đó tôi xác định các công việc cần ưu tiên trong tuần…) và làm việc hiệu quả.
5. Điểm yếu lớn nhất của bạn là gì?
Gợi ý trả lời:
Không ai thích trả lời câu hỏi này vì nó đòi hỏi một sự cân bằng rất tinh tế. Bạn không thể nói dối là bạn không hề có điểm yếu nào, cũng không thể đánh lừa nhà tuyển dụng bằng câu trả lời về một thứ dường như là điểm yếu nhưng thực chất lại thể hiện như là điểm mạnh (ví dụ: nhiều lúc tôi làm việc nhiều đến mức không quan tâm đến việc cân bằng cuộc sống và công việc); nhưng cũng không thể thành thực đến mức trả lời bất lợi cho mình theo kiểu: “Tôi thật khó mà dậy được sớm nên tôi đang rất cố gắng để đi làm đúng giờ”. Hãy trả lời về một số những điểm yếu nhỏ như: “Tôi thỉnh thoảng quá tập trung vào những chi tiết nhỏ nhặt”, hoặc “Tôi hơi thiếu kiên nhẫn với những đồng nghiệp không hiểu ý mình”, hay “Tôi vẫn bị lo lắng và không thoải mái về khả năng nói trước đám đông của mình và mong rằng có nhiều cơ hội để luyện tập kỹ năng này hơn”. Hãy cho nhà tuyển dụng thấy rằng bạn nhận biết được những khuyết điểm của bản thân và đang cố gắng để sửa chữa nó thông qua việc học hỏi hoặc thực hành.
6. Tại sao chúng tôi nên chọn bạn cho vị trí Trợ lý CEO này?
Gợi ý trả lời:
Đây là lúc mà bạn cần phải kết nối những kinh nghiệm, kỹ năng, học vấn và phẩm chất cá nhân của mình với công việc. Đó là lý do tại sao bạn cần phải phù hợp nhất với những yêu cầu mà công việc đề ra cũng như với văn hóa của công ty. Hãy luôn nhớ rằng, cách tốt nhất để chứng minh đó là đưa một ví dụ thực tế về việc bạn có thể hợp tác tốt với cả nhóm ra sao. Có thể bạn không có nhiều kinh nghiệm, kỹ năng hay bằng cấp như một số ứng viên khác, nhưng điều gì sẽ làm cho bạn nổi bật hơn hẳn so với họ? Chính là năng lượng và đam mê của bạn. Mọi người thường bị thu hút bởi những người có sức lôi cuốn, người có thể truyền năng lượng và cảm hứng cho người khác khi nói chuyện, người thực sự tâm huyết với công việc mà họ làm. Trong khi bạn trình bày về những điểm tương thích của bạn với công ty và công việc, thì cũng nên thể hiện bản thân là một người nghị lực, tự tin, giàu năng lượng, luôn sẵn sàng cam kết vì sự thành công của tổ chức.
7. Bạn biết gì về công ty của chúng tôi?
Gợi ý trả lời:
Hãy tìm kiếm thông tin theo 3 lời khuyên đơn giản sau đây trước khi bạn tham gia phỏng vấn:
- Vào website của công ty, tìm mục “Về chúng tôi” và mục “Sự nghiệp/Sứ mệnh”
- Tìm trang LinkedIn của công ty (lưu ý, bạn phải có tài khoản Linkedin, nó miễn phí và rất đơn giản để đăng ký) để xem thông tin về công ty
- Google một số từ khóa chính như “thông cáo báo chí” của công ty đó, bạn sẽ tìm được những thông tin, câu chuyện liên quan.
Nên nhớ rằng, không phải vì bạn đã tìm hiểu kỹ những thông tin này mà bạn cứ nói hết những gì bạn đọc được. Trả lời như một bài học thuộc lòng như vậy chỉ chứng tỏ bạn chẳng hiểu gì. Tối thiểu, bạn hãy bao gồm những thông tin sau vào câu trả lời của mình:
- Loại sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty là gì?
- Công ty đã thành lập và hoạt động được bao lâu?
- Văn hóa công ty hoặc sứ mệnh của công ty là gì, và nó liên quan như thế nào đến những giá trị hay phẩm chất con người bạn.
8. Tại sao bạn muốn làm việc cho chúng tôi?
Gợi ý trả lời:
Nhiều khả năng khi nhà tuyển dụng hỏi bạn câu này, họ muốn biết bạn hiểu như thế nào về văn hóa của công ty họ, và liệu bạn có thể xác định được các giá trị và tầm nhìn của doanh nghiệp. Mỗi tổ chức đều có điểm mạnh, đây chính là điều mà bạn cần làm nổi bật trong câu trả lời của mình. Ví dụ, nếu công ty chú trọng và sự chu đáo với khách hàng, thì hãy nói rằng bạn thật sự muốn được đóng góp cho công ty bởi bạn luôn coi trọng sự chu đáo. Tất nhiên bạn không nên nói dối. Trong trường hợp những giá trị mà bạn hướng tới không phải là những điều mà công ty coi trọng, hãy tự hỏi mình xem liệu bạn có thoải mái khi làm việc ở đó hay không. Nếu không vấn đề gì thì cứ tiếp tục. Nhưng nếu bạn nhận thức được rằng việc không phù hợp về văn hóa sẽ đẩy bạn vào tình thế tiến thoái lưỡng nan thì bạn nên nghĩ lại. Tốt nhất là bạn nên thành thực với bản thân và trung thực với nhà tuyển dụng khi nói về vấn đề văn hóa công ty có ảnh hưởng thế nào đến động lực làm việc của mình.
9. Có phải bạn muốn làm công việc Trợ lý CEO này vì mức lương mà chúng tôi đưa ra?
Gợi ý trả lời:
Nhà tuyển dụng có rất nhiều lý do để đưa ra cho bạn một câu hỏi như thế này. Thật sự thì mức lương là một yếu tố quan trọng để bạn có thể hứng thú với công việc, nhưng nó không nên là lý do chính để bạn lựa chọn công việc này. Một câu trả lời tốt có thể là: “ Mức lương của các vị đúng là rất hấp dẫn, nhưng tự bản thân công việc này mới là thứ hấp dẫn tôi hơn cả.”
10. Bạn có câu hỏi gì cho chúng tôi không?
Gợi ý trả lời:
Đừng bao giờ hỏi về lương, phúc lợi, nghỉ phép hay các câu hỏi đại loại thế. Hãy hỏi kỹ hơn về công ty để thể hiện rằng bạn mong muốn sớm được đóng góp cho tổ chức, ví dụ như: “ Thưa ông/bà, nếu được sự cho phép của ông/bà thì tôi có thể được biết thêm về các kế hoạch để phát triển doanh nghiệp hay không?” , hoặc “Thưa ông/bà, tôi hi vọng được lắng nghe các phản hồi của ông bà để có thể cải thiện các điểm mạnh và khắc phục các thiếu sót của bản thân.”
Với 10 câu hỏi thường gặp trong phỏng vấn vị trí CEO và hướng dẫn trả lời trên đây, chúng tôi hi vọng giúp các Trợ lý tương lai thuận lợi hơn trên con đường phát triển sự nghiệp của bản thân. Ngoài các câu hỏi này có thể nhà tuyển dụng sẽ có thêm những câu hỏi khác tùy vào lĩnh vực mà công ty đang hoạt động để kiểm tra sự am hiểu chuyên môn của bạn. Trợ lý là vị trí làm việc trực tiếp với Giám đốc, vì vậy đừng quên tìm hiểu thông tin về vị sếp tương lai của bạn nhé.
Sevencoloriris tổng hợp và biên tập
Xem thêm: LÀM THẾ NÀO ĐỂ TỰ TIN ỨNG TUYỂN TRỢ LÝ GIÁM ĐỐC?
*Đăng ký nhận bản tin hàng tuần tại đây để không bỏ lỡ các thông tin, bí quyết và kinh nghiệm trong nghề Trợ lý.
Các quy tắc về giao tiếp, sử dụng eye-contact, ngôn ngữ cơ thể như thế nào để tăng sức mạnh trong giao tiếp sẽ được giảng dạy trong Session 3 của khóa đào tạo Trợ lý PA/EA Coaching. Đăng ký tại đây hoặc liên hệ 04 6329 0851 để được hướng dẫn tham gia khóa học.
* Tham gia Cộng đồng Trợ lý/Thư ký để cùng chia sẻ kinh nghiệm và giải quyết các vấn đề trong công việc Trợ lý.
Assistant to CEO - challenges and solutions 