Môi trường công sở giống như một xã hội thu nhỏ, nơi mà bạn sẽ gặp rất nhiều kiểu đồng nghiệp tương ứng với nhiều kiểu người. Sẽ thật may mắn nếu bạn được làm việc với những đồng nghiệp dễ mến. Tuy nhiên cũng sẽ có nhiều lúc bạn gặp phải những đồng nghiệp khiến bạn muốn “phát rồ”. Với tính chất công việc của các Trợ lý giám đốc/thư ký, bạn sẽ phải tiếp xúc với đồng nghiệp ở nhiều phòng ban hơn các nhân viên khác, vì thế bạn cần học cách xử lý các đồng nghiệp khó ưa để giảm thiểu những rắc rối mà họ có thể gây ra cho bạn. Dưới đây là một vài kiểu đồng nghiệp khó chịu rất phổ biến mà các Trợ lý có thể gặp phải.
1. Đồng nghiệp lười biếng
Nhận diện: Kiểu đồng nghiệp này là những người không thích làm việc. Thay vào đó, họ thích đùn đẩy trách nhiệm cho người khác. Họ chẳng mấy khi đưa ra sáng kiến gì, và các thời hạn hoàn thành nhiệm vụ đối với họ không hề có nghĩa lý.
Ảnh hưởng tới bạn: Nếu bạn là một người làm việc thực sự, thì đồng nghiệp lười không khác gì một vật ngáng đường. Phải mất nhiều công sức để ép những người lười hoàn thành công việc đến nỗi, những người xung quanh họ thường từ bỏ cố gắng và làm “luôn cho xong” phần việc của kẻ lười nhác. Vấn đề là, bạn không có thẩm quyền để sa thải đồng nghiệp lười, và sếp có thể cũng không muốn làm việc đó.
Cách giải quyết: Chỉ tập trung vào công việc của bạn. Với tư cách là một đồng nghiệp, hãy tự hỏi bản thân xem bạn có thể “dung túng” đồng nghiệp lười bằng cách làm hộ một phần việc của họ? Nếu bạn cảm thấy áp lực khi phải “giúp” anh/cô ấy, và bạn biết rằng đây là kiểu người không bao giờ biết đáp trả hay thay đổi, hãy trình bày vấn đề với sếp trước khi phải nhận thêm nhiệm vụ bất đắc dĩ này. Nếu sếp cần một giải pháp xử lý kiểu nhân viên này, các Trợ lý có thế gợi ý sếp dùng tới cách thức quản lý vi mô. Hãy giao cho họ những nhiệm vụ nhỏ với hạn hoàn thành gấp rút và liên tục đốc thúc họ.
2. Đồng nghiệp “dốt nhưng có thiện chí”
Nhận diện: Đây là những người làm việc chăm chỉ, nhưng lại không có năng lực phù hợp với công việc. Họ không thể đưa ra những quyết định khó trong công việc và luôn phải cần tới sự khích lệ, tư vấn của những người xung quanh.
Ảnh hưởng đến bạn: Khá khó cho bạn khi gặp phải một đồng nghiệp kiểu này, vì không dễ chỉ trích họ. Rất không may là đôi khi, cần cù không bù được thông minh. Động lực và cố gắng không thể bù đắp cho sự thiếu vắng hiệu quả công việc trong dài hạn.
Cách giải quyết: Hãy tập trung vào những gì mà những đồng nghiệp kiểu này có thể làm, thay vì những gì họ không thể. Nếu có thời gian để giúp đỡ, hãy hướng dẫn họ cách làm việc thay vì làm thay cho họ. Nếu bạn được phép giao việc cho họ, hãy đảm bảo là bạn không trao cho nhân viên yếu kém về năng lực những nhiệm vụ quan trọng, cho dù họ chăm chỉ đến đâu. Hãy nhận xét trung thực, thẳng thắn về năng lực và hiệu quả công việc của họ, tuyệt đối không dùng những lời “mật ngọt” để làm họ yên tâm. Nói rõ cho họ biết là họ cần phải phát triển những kỹ năng nào, và nếu họ không làm được, có thể đề xuất với sếp chuyển họ sang một vị trí khác phù hợp với năng lực của họ hơn.
3. Đồng nghiệp thích cướp công
Nhận diện: Những đồng nghiệp thuộc diện này thường hay khoe khoang và thổi phồng về những thành tích mà họ đã đạt được. Họ rất quan tâm đến việc làm thế nào để tỏ ra có năng lực và chăm chỉ hơn thực tế. Họ thích nói nhiều về công việc hơn là làm việc.
Ảnh hưởng đến bạn: Những đồng nghiệp thích khoe khoang và tranh giành thành tích như thế này sẽ khiến bạn vô cùng khó chịu khi luôn bị cướp công, nhiều khi nó ảnh hưởng cả đến sự đánh giá mà sếp dành cho bạn.
Cách giải quyết: Hãy chủ động tự vệ theo một cách nào đó để kiểu đồng nghiệp này không thể “tranh công” của bạn. Nếu bị “nẫng tay trên” thành tích, đừng ngại lên tiếng và nói về vai trò của bạn trong dự án. Bạn cần kiểm soát hình ảnh của mình ở công sở và cũng phải biết cách “quảng cáo” các kỹ năng cũng như thành tích của bản thân. Bởi vậy, đừng ngại học hỏi một số cách làm của những đồng nghiệp không trung thực. Cái mà bạn khác với họ nằm ở chỗ, bạn xứng đáng được khen ngợi.
4. Đồng nghiệp ích kỷ
Nhận diện: Đây là những đồng nghiệp thích khuấy đảo hiện trạng để nhằm mục đích được tăng lương hoặc thăng chức. Họ lúc nào cũng chăm chăm tới những lợi ích của bản thân mà không bao giờ biết đến lợi ích của người khác.
Ảnh hưởng đến bạn: Rất khó làm việc với kiểu đồng nghiệp này vì họ chỉ biết quan tâm tới bản thân.
Cách giải quyết: Nếu bạn là một người có tinh thần làm việc tập thể, thì bạn hoàn toàn đối lập với những đồng nghiệp ích kỷ. Họ có động cơ và cảm hứng hoàn toàn khác biệt với bạn. Vì vậy, hãy chỉ cho những đồng nghiệp này tham gia vào nhóm của bạn nếu công việc của nhóm đáp ứng được lợi ích của họ. Bạn cũng phải chấp nhận thực tế rằng, họ sẽ không bao giờ muốn làm điều gì vì lợi ích của nhóm. Thay vào đó, hãy tư vấn cho sếp sử dụng tính cạnh tranh của những nhân viên này trong những trường hợp đặc điểm đó có thể trở thành sức mạnh. Chẳng hạn, những nhân viên ích kỷ có thể cạnh tranh “trường kỳ” với những người khác hoặc với chính bản thân họ để vượt mục tiêu về doanh thu.
5. Đồng nghiệp thích nói xấu
Nhận diện: đây là những người thường xuyên tìm ra lý do để chỉ trích và chê bai. Họ thường tìm cách nói xấu và lôi kéo những người xung quanh cùng ghét bạn.
Ảnh hưởng đến bạn: Việc này gây ảnh hưởng không nhỏ đến hình ảnh, uy tín của bạn tại nơi làm việc. Thêm vào đó Trợ lý/thư ký lại là một vị trí nhạy cảm nên càng dễ trở thành mục tiêu tấn công của những người như vậy. Đây cũng là rắc rối mà học viên của khóa đào tạo Trợ lý PA/EA Coaching gặp phải nhiều nhất.
Cách giải quyết: hãy thể hiện thiện chí với họ, họ càng tìm cách xa lánh thì bạn càng cần phải tiếp cận, giúp đỡ, tạo thiện cảm với họ. Phản ứng của họ thường xuất phát từ tâm lý ghen tị, đố kỵ, vì vậy bạn nên công khai khen ngợi, ghi nhận thành tích của họ trước mặt đồng nghiệp và sếp. Điều này sẽ rút ngắn khoảng cách giữa họ và bạn.
Trên đây là 5 kiểu đồng nghiệp khó ưa phổ biến, ngoài ra sẽ còn rất nhiều kiểu đồng nghiệp khác khiến bạn khó chịu. Nếu bạn mong muốn được chia sẻ, tìm giải pháp và lắng nghe những kinh nghiệm thực từ những trợ lý giàu kinh nghiệm, hãy đăng ký tham gia khóa đào tạo trợ lý PA/EA Coaching của Sevencoloriris nhé.
Đăng ký ngay để được hướng dẫn tham gia lớp học: https://docs.google.com/…/167xlmejojCB6yJdQ3XpdD5-…/viewform
Assistant to CEO - challenges and solutions 