Những công việc mà Trợ lý thường xuyên phải làm nhất thông thường liên quan đến sử dụng điện thoại, dịch thuật, sắp xếp thời gian biểu, giải quyết phương tiện-thủ tục đi lại cho sếp… Để phục vụ cho công việc này của các Trợ lý nhanh chóng và thuận tiện hơn, Sevencoloriris đã tổng hợp một số công cụ trực tuyến quan trọng thiết yếu mà hầu như tất cả các Trợ lý đều phải dùng. Hãy ghim những công cụ này vào trình duyệt của bạn để có thể sử dụng bất cứ lúc nào cần thiết nhé.
- Từ điển – http://www.dictionary.com/
Ứng dụng từ điển này cực kỳ hữu ích đối với các Trợ lý, giúp công việc dịch thuật, soạn thảo của Trợ lý trở nên dễ dàng hơn. Từ điển cung cấp các giải nghĩa của từ bằng tiếng Anh, giúp bạn hiểu rõ ý nghĩa của từ. Song song với việc dùng Google Tranlate thì nhiều lúc các Trợ lý cũng cần sự giúp sức của từ điển này đấy.
- Luyện đánh máy nhanh – http://www.typeonline.co.uk/
Có khá nhiều học viên đặt câu hỏi cho PA/EA Coaching về đào tạo kỹ năng đánh máy nhanh. Kỳ thực đây là một kỹ năng rất dễ để học và có nhiều ứng dụng hỗ trợ. Ứng dụng này giúp bạn đo tốc độ đánh máy của mình thông qua thời gian gõ một văn bản mẫu. Việc luyện tập với ứng dụng này sẽ giúp bạn nhận ra sự cải thiện trong tốc độ đánh máy của mình.
- Quy đổi ngoại tệ – http://www.xe.com/pca/input.cgi
Nếu công ty bạn thường xuyên giao dịch với đối tác nước ngoài và sử dụng ngoại tệ, việc cập nhật tỷ giá là quan trọng. Ứng dụng này giúp bạn nhanh chóng nắm được tỷ giá và quy đổi rất nhiều đơn vị tiền tệ khác nhau. Còn nếu bạn không thường xuyên phải quy đổi ngoại tệ? Vậy thì hãy ghim ứng dụng này lại để khi cần có thể sử dụng ngay lập tức mà không cần mất thời gian đi tìm nữa nhé.
- Quy đổi các đơn vị đo lường khác – http://www.onlineconversion.com/
Bạn cần quy đổi từ centimeter ra inch? Từ dặm ra kilometer? Hay từ độ F ra độ C? Và rất nhiều đơn vị đo lường khác nhau mà bạn cần phải quy đổi? Tất cả đều có trong một ứng dụng duy nhất này. Nó cực kỳ tiện lợi và hữu ích cho các Trợ lý khi đi công tác ở nước ngoài, nơi không cùng đơn vị đo lường với Việt Nam.
- Quy đổi múi giờ – http://www.timezoneconverter.com/
- Tra cứu mã vùng điện thoại quốc tế – http://www.howtocallabroad.com/codes.html
Trang web này cung cấp cho các bạn mã quốc gia của tất cả các nước trên thế giới. Khi các Trợ lý thực hiện các cuộc gọi đi nước ngoài, hãy lưu ý mã quốc gia để thực hiện cuộc gọi nhanh chóng và chính xác nhé.
- Tra cứu thông tin về visa của các nước trên thế giới – http://www.visasinfo.com/
Thông thường Trợ lý cũng là người xử lý các thủ tục liên quan đến visa và các giấy tờ khác cho sếp mỗi khi đi công tác nước ngoài. Trước khi làm visa, bạn nên tìm hiểu thông tin về visa của nước sở tại để tránh gặp những rắc rối, phiền toái không đáng có. Trang web này cung cấp thông tin về visa của các nước trên toàn thế giới và gợi ý những địa chỉ làm visa để bạn tham khảo.
Ngoài những công cụ này, trong session 2 của PA/EA Coaching cũng giới thiệu rất nhiều công cụ khác phục vụ cho công việc của Trợ lý, bao gồm công cụ quản lý thời gian, quản lý dự án, đặt vé máy bay, kiểm soát chi tiêu… Các Trợ lý có thể lựa chọn những công cụ phù hợp nhất với đặc điểm công việc của mình. Chúc các Trợ lý làm việc hiệu quả!
*Đăng ký nhận bản tin hàng tuần tại đây để không bỏ lỡ các thông tin, bí quyết và kinh nghiệm trong nghề Trợ lý.
Đăng ký tham gia khóa đào tạo Trợ lý PA/EA Coaching tại đây hoặc liên hệ 04 6329 0851 để được hướng dẫn tham gia khóa học.
Mở lớp tại Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh
* Tham gia Cộng đồng Trợ lý/Thư ký để cùng chia sẻ kinh nghiệm và giải quyết các vấn đề trong công việc Trợ lý.
Assistant to CEO - challenges and solutions 