Nhật Bản là một trong số những quốc gia có đầu tư lớn nhất tại Việt Nam. Là quốc gia có nền kinh tế thuộc top đầu thế giới, người Nhật có tác phong và văn hóa làm việc rất chuyên nghiệp, bài bản và có thể nói là khó tính. Người Nhật có thói quen đánh giá đối phương thông qua hành động, thế nên hiểu được cách làm việc của họ giúp chúng ta biết cách hành xử đúng mực, khiến họ hài lòng và công việc của chúng ta trở nên suôn sẻ hơn. Dù làm Trợ lý trong một công ty của Nhật hay sếp của bạn có đối tác người Nhật, các Trợ lý cũng nên trang bị cho mình những kiến thức cơ bản về phong cách làm việc của quốc gia này.
Chào hỏi
Cũng giống như Hàn Quốc, người Nhật có thói quen cúi chào. Một số công ty của Nhật sẽ đào tạo nhân viên rất kỹ cả về tác phong chào hỏi này vì các quy tắc cúi chào tương đối phức tạp, 
tuy nhiên nếu chúng ta gặp mặt với khách hàng người Nhật, chỉ cần cúi mình một chút là được.
Trước khi nói chuyện, người Nhật có thói quen trao danh thiếp. Họ là những người có thói quen sử dụng danh thiếp nhiều nhất thế giới, họ thông qua danh thiếp để có thể gọi đúng tên và biết chức vụ của người đối diện, vì vậy lưu ý đừng bao giờ quên hay mang thiếu danh thiếp. Nếu chúng ta không trao danh thiếp, người Nhật có thể cho rằng chúng ta không hứng thú giao tiếp với họ.
Tips:
– Khi cúi chào người Nhật thường sẽ bắt gặp giầy của bạn, vì vậy hãy chú ý giữ cho đôi giầy của mình sạch sẽ.
Trang phục
Trong công việc, người Nhật thường ăn mặc giản dị, chuyên nghiệp. Màu sắc thông dụng là trắng, đen, ghi xám. Nếu làm trong công ty Nhật thường sẽ có quy định về đồng phục hoặc trang phục công sở. Nếu chúng ta gặp mặt đối tác người Nhật thì không nên ăn mặc hoặc trang điểm quá màu mè, rực rỡ. Người Nhật rất chú trọng sự thể hiện bên ngoài, họ coi đó là cách tôn trọng đối phương và họ cũng đánh giá đối phương thông qua sự thể hiện đó. Vì thế khi làm việc với người Nhật, hãy luôn ăn mặc chỉnh tề. Nam nên cạo râu, đầu tóc gọn gàng, trang phục sạch sẽ. Nữ nên bới tóc gọn gàng, trang điểm nhẹ, không đi giầy quá cao.
Tác phong làm việc
Khi làm việc với người Nhật luôn ghi nhớ một điều đó là đúng giờ. Nếu có thể hãy cố gắng đến sớm 5-10 phút. Điều này sẽ khiến bạn được đánh giá cao và thể hiện rằng bạn tôn trọng thời gian của họ.
Người Nhật luôn coi trọng việc giữ chữ tín và làm đúng lời hứa, thế nên đừng thất hứa với họ dù là việc nhỏ nhất. Nếu vì lí do gì đó mà không thể nào thực hiện được, hãy lựa chọn thời điểm và xin lỗi họ một cách tế nhị cùng với những lý do phù hợp.
Người Nhật thường làm mọi việc một cách cẩn thận, chu đáo. Nếu trong quá trình làm việc chúng ta cũng thể hiện sự chu đáo, tỉ mỉ, họ sẽ rất trân trọng điều đó. Trong việc đàm phán làm ăn cũng vậy, họ không bao giờ quyết định chớp nhoáng mà cần có thời gian tìm hiểu, cân nhắc bàn bạc rất kỹ, vì thế đừng nên giục giã họ mà hãy thể hiện cho họ thấy năng lực cũng như những lý do khiến họ nên hợp tác.
Khi người Nhật không đồng ý điều gì đó, họ thường không bao giờ nói không. Nếu bạn thấy rằng họ im lặng hay lảng sang chủ đề khác, hoặc họ nói rằng cần phải suy nghĩ thêm thì có nghĩa họ không cảm thấy hứng thú hoặc đồng tình với câu chuyện của bạn.
Ăn uống
Đối với người Nhật, việc bàn bạc công việc trong bữa ăn, hay tiếp đón và chiêu đãi khách bằng các bữa ăn rất phổ biến. 
Họ cũng thông qua đó để đánh giá và nhận xét về đối tác của mình. Vì vậy có một số lưu ý trong bữa ăn như sau:
– Trong khi ăn người Nhật không tự rót đồ uống cho mình, vì thế hãy chú ý tiếp đồ uống cho họ, và tất nhiên cũng không nên tự rót đồ uống mà hãy để người khác rót cho mình
– Khi ăn không vung vẩy đũa, không dùng đũa chỉ trỏ vào món ăn
– Không dùng đũa của mình gắp cho người khác
Tặng quà
Người Nhật luôn chu đáo. Họ thường chuẩn bị quà cho khách. Vì vậy họ cũng rất vui khi nhận được quà. Hãy tặng quà cho người Nhật vào các dịp lễ quan trọng như Obon (tháng 7 âm lịch), Tết Dương lịch… Cách tặng quà và nhận quà cũng là điều cần được chú ý. Lễ Obon thì nên tặng đồ ăn, còn Tết dương lịch nên tặng đồ uống. Các món quà cần được gói đẹp, tỉ mỉ. Ngoài ra, nên gửi thiệp chúc mừng vào các dịp như kỷ niệm thành lập công ty, dịp Giáng sinh và năm mới (tốt nên gửi trước Giáng sinh, khoảng đầu đến giữa tháng 12).
Trên đây là một số quy tắc khi giao tiếp với người Nhật Bản mà chúng tôi chưa thể liệt kê hết. Các quy tắc khác khi làm việc, trên bàn ăn của Nhật và các quốc gia khác như Trung Quốc, phương Tây, Mỹ – latin… sẽ được giới thiệu trong Session 3 của PA/EA Coaching.
Sevencoloriris tổng hợp và biên tập.
*Đăng ký nhận bản tin hàng tuần tại đây để không bỏ lỡ các thông tin, bí quyết và kinh nghiệm trong nghề Trợ lý.
———————-
*Các công cụ khác phục vụ cho công việc của Trợ lý sẽ được giới thiệu trong session 2 của chương trình PA/EA Coaching Program.
Các kỹ năng giải quyết các vấn đề, tình huống trong công việc sẽ được thảo luận trong các session 4 và 5.
=> Đăng ký tại đây hoặc liên hệ 04 6329 0851 để được hướng dẫn tham gia khóa học.
Đặc biệt: có lớp online dành cho các bạn không ở Hà Nội
Tham gia Cộng đồng Trợ lý/Thư ký để cùng chia sẻ kinh nghiệm và giải quyết các vấn đề trong công việc Trợ lý.
Assistant to CEO - challenges and solutions 