Bạn đã soạn sẵn email nhưng chưa gửi ngay, làm thế nào để bạn không quên gửi nó vào ngày mai?
Bạn cần trả lời email của một khách hàng vào tuần tới nhưng hiện giờ bạn chưa có thông tin nên phải tạm để email đó lại, làm thế nào để tuần sau bạn vẫn nhớ để trả lời nó?
Bạn gửi báo giá cho khách hàng nhưng nếu 1 tháng sau không nhận được phản hồi, bạn có muốn có gì đó nhắc mình phải hỏi thăm lại khách hàng đó?
Nếu đó là những vấn đề bạn thường xuyên phải đối mặt, thì một ứng dụng cực kỳ đơn giản dành cho Gmail sẽ giúp bạn giải quyết tất cả, đó chính là Boomerang.
Boomerang là gì và cài đặt như thế nào?
Boomerang là một phần mềm/add-ons dành cho Gmail, nó giống như một tiện ích bổ sung và rất đơn giản để cài đặt. Chúng ta chỉ cần vào link sau: http://www.boomeranggmail.com/ và ấn nút “Add this to your Gmail”.
Sau đó bạn chỉ cần tắt đi và mở lại Gmail là quá trình cài đặt hoàn tất. Khi bạn nhìn thấy biểu tượng Boomerang ở góc trên bên phải như hình dưới đây là đã cài đặt thành công.
Dưới đây Sevencoloriris sẽ hướng dẫn các bạn sử dụng các chức năng chính của Boomerang nhé!
Send later – hẹn giờ gửi đi cho email
Sẽ có những lúc bạn viết trước email mà chưa gửi chúng đi ngay. Ví dụ bạn viết email chúc mừng sinh nhật khách hàng nhưng hai ngày nữa mới là sinh nhật ông ấy, trong khi hôm đó bạn đang trên máy bay đi công tác; hoặc bạn có rất nhiều khách hàng người Hàn Quốc và bạn cần chuẩn bị email chúc mừng cho họ trong dịp Trung thu sắp tới, bạn muốn soạn sẵn và đến hôm đó email sẽ tự động được gửi đi mà bạn không phải chờ để gửi từng cái một. Vậy thì đây là cách mà Boomerang sẽ giúp bạn không còn lo lắng vì phải ghi nhớ.
Khi soạn thư mới, bạn có thể nhìn thấy nút “Send Later” ngay bên dưới nút “Gửi”. Ấn vào đó bạn sẽ thấy một hộp chọn để bạn có thể chọn thời gian mà bạn muốn gửi đi. Sau khi chọn ngày giờ gửi mail, hãy ấn “Confirm” để xác nhận. Bạn không còn phải canh chừng để gửi mail nữa, Boomerang sẽ giúp bạn gửi thư đúng vào thời gian mà bạn đã yêu cầu.
Follow up reminders – nhắc nhở những email bạn chưa xử lý
Chức năng này sẽ giúp bạn nhớ lại những email quan trọng mà bạn phải xử lý trong tương lai. Ví dụ bạn nhận được email thông báo của tòa nhà là phải thanh toán tiền thuê văn phòng trong vòng 1 tháng tới nhưng phải đến hai tuần sau sếp mới đi công tác về để duyệt chi, hay khách hàng muốn bạn liên hệ lại vào thứ 5 tuần tới để thu xếp lịch họp và bạn không muốn bị lỡ hẹn vì quên. Boomerang sẽ giúp email đó trở lại inbox như một thư mới vào thời điểm mà bạn chọn, bạn sẽ không bao giờ quên những việc phải làm.
Nhấn vào nút có biểu tượng Boomerang và hộp chọn sẽ xuất hiện như hình trên. Bạn có thể chọn hoặc điền thời gian bạn cần nhắc nhở về email đó.
Remind if don’t hear back
Chức năng này sẽ nhắc bạn hỏi thăm người nhận nếu email bạn gửi đi đã lâu không có phản hồi. Bạn gửi báo giá cho khách hàng nhưng nếu sau một tháng mà không thấy họ nói gì, bạn sẽ cần phải hỏi thăm lại họ. Vậy làm thế nào để sau 1 tháng bạn vẫn nhớ mình phải làm điều đó nếu họ không phản hồi? Làm sao để bạn không bỏ quên họ tới vài tháng rồi mới sực nhớ ra? Nhất là khi bạn gửi cho nhiều khách hàng với nhiều thời điểm khác nhau, làm sao để không mất thời gian kiểm tra lại từng email một? Boomerang có thể giúp bạn làm điều đó cực kỳ đơn giản.
Khi gửi thư đi bạn có thể chọn chức năng “Boomerang this” như hình trên. Đánh dấu vào hộp kiểm, chọn thời gian và ấn “Confirm”, bạn sẽ được nhắc nhở nếu đến thời gian đó mà bạn chưa nhận được phản hồi.
Đây là một công cụ cực kỳ đơn giản nhưng có thể giúp bạn quản lý email hiệu quả hơn và giúp bạn đỡ căng thẳng vì phải ghi nhớ quá nhiều.
Các công cụ hữu ích khác dành cho Trợ lý sẽ được chia sẻ ở Session 2 của PA/EA Coaching Program, các bạn hãy đăng ký tham gia để được hướng dẫn nhé.
*Đăng ký nhận bản tin hàng tuần tại đây để không bỏ lỡ các thông tin, bí quyết và kinh nghiệm trong nghề Trợ lý.
———————-
Các kỹ năng giải quyết các vấn đề, tình huống trong công việc sẽ được thảo luận trong các session 4 và 5.
=> Đăng ký tại đây hoặc liên hệ 04 6329 0851 để được hướng dẫn tham gia khóa học.
Đặc biệt: có lớp online dành cho các bạn không ở Hà Nội
Tham gia Cộng đồng Trợ lý/Thư ký để cùng chia sẻ kinh nghiệm và giải quyết các vấn đề trong công việc Trợ lý.
Assistant to CEO - challenges and solutions 