Trợ lý ngoài các công việc thông thường phải làm còn có nhiệm vụ là tham mưu cho sếp. Sẽ có lúc bạn cảm thấy ý kiến của sếp không hoàn toàn đúng đắn. Làm thế nào để góp ý với sếp mà không khiến sếp mất lòng, thậm chí sếp sẽ đánh giá bạn cao hơn? Những quy tắc dưới đây sẽ giúp các Trợ lý không còn thấp thỏm hồi hộp mỗi khi định góp ý với sếp.
1.Xác định xem liệu sếp có sẵn sàng lắng nghe nhân viên
Nhiều nhân viên thường nghĩ rằng lãnh đạo là những người khó tiếp cận và không cởi mở đón nhận lời góp ý từ cấp dưới. Vì thế, họ cảm thấy ngại, thậm chí sợ bày tỏ ý kiến khi cấp trên mắc sai lầm. Thực tế, có rất nhiều lãnh đạo rất muốn nghe ý kiến của nhân viên, nhưng cũng có không ít những trường hợp ngược lại. Chính vì vậy, đầu tiên bạn nên xác nhận xem liệu sếp của mình có phải người cởi mở, sẵn sàng lắng nghe hay không. Nếu một người sếp tốt sẽ sẵn sàng tiếp nhận, thậm chí khuyến khích ý kiến của nhân viên. Còn nếu một vị sếp tồi thì tốt nhất bạn nên nghiên cứu phương án khác để thể hiện ý kiến của mình.
2.Chuẩn bị chu đáo
Trước khi muốn báo cáo, góp ý cho sếp về bất cứ vấn đề gì, Trợ lý hãy cố gắng chuẩn bị thật tốt tinh thần và thông tin của vấn đề thật rõ ràng, khoa học và chi tiết. Điều này giúp cho bạn có thêm tự tin khi đối diện với sếp và vấn đề bạn trình bay mang tính thuyết phục cao. Hơn nữa còn cho sếp thấy bạn là người nghiêm túc và có trách nhiệm trong công việc.
3.Chọn thời điểm thích hợp
Khi có chuyện cần góp ý với sếp thì việc chọn thời điểm thích hợp là điều rất quan trọng. Trợ lý cần hiểu sếp, xem xét các yếu tố như tâm trạng và mức độ bận rộn của sếp, từ đó mới quyết định thời điểm nói chuyện với sếp. Tốt nhất bạn nên tránh lúc sếp đang bực bội hay đang bộn bề công việc vì như vậy chắc chắn sếp sẽ không có đủ bình tĩnh và thời gian để lắng nghe ý kiến của bạn một cách đầy đủ và tập trung. Bạn cũng nhớ tuyệt đối không góp ý với sếp khi có mặt người thứ 3 mà hãy tìm cách gặp riêng sếp để nói lên suy nghĩ của mình. Việc bạn chỉ trích sếp trước mặt các nhân viên khác sẽ làm giảm uy tín của sếp trước toàn công ty mà kết quả có thể sẽ chẳng có được như bạn mong muốn.
4.Bắt đầu bằng một lời khen
Trước hết, bạn phải hiểu rằng, phàm là con người, ai cũng muốn được khen, thích được người khác nói về ưu điểm của mình chứ không muốn bị chê trách. Không sếp nào thích nhân viên góp ý với mình kiểu lên lớp cả. Chính vì vậy, bạn nên nhẹ nhàng bắt đầu buổi nói chuyện bằng bằng lời khen ngợi sếp. Làm điều này để sếp cảm thấy lời góp ý của bạn công bằng, thể hiện sự tôn trọng và không sa vào chỉ trích gay gắt. Với cách ăn nói khéo léo thế này, sếp sẽ dễ chấp nhận cách góp ý của bạn.
5.Trình bày rõ ràng, tự tin
Trong mọi tình huống giao tiếp, ứng xử với cấp trên, bạn nên giữ thái độ bình tĩnh, tự tin khi trình bày những quan điểm của mình. Khi gặp bất đồng với sếp về công việc, bạn hãy cư xử thật khéo léo và góp ý sếp một cách tế nhị nhất. Hãy trình bày thẳng thắn, rõ ràng và chính xác các chính kiến của bạn trên tinh thần cùng hợp tác và cùng phát triển. Đồng thời bạn nên nói rõ sếp chưa đúng ở điểm nào với những thông tin xác thực và có cơ sở. Tốt nhất là nên tránh gây bất hòa, cãi vã với sếp mới khi ý kiến của bạn không được chấp nhận bởi điều này sẽ làm ảnh hưởng đến hình ảnh của bạn trong mắt sếp và đồng nghiệp.
6.Lắng nghe ý kiến của sếp chân thành
Tôn trọng và lắng nghe ý kiến của người khác là rất quan trọng, bởi trong chúng ta không ai hoàn hảo. Mỗi người có một quan điểm, một ý kiến riêng cho cùng một vấn đề. Vì vậy đừng vội nóng nảy bực mình hay tỏ thái độ không vừa lòng khi không đồng ý với sếp. Thay vào đó, bạn nên lắng nghe, nghe xem sếp góp ý như thế nào bởi nhiều khi những ý kiến trái chiều lại giúp cho sếp và bạn thêm hiểu cũng như tôn trọng lẫn nhau.
7.Sử dụng những lập luận có căn cứ
“Nói có sách, mách có chứng”. Để lời nói của bạn có tính thuyết phục, hãy đưa ra bằng chứng cụ thể, rõ ràng để giải thích cho sếp vì sao bạn cho điều đó là không nên làm, hoặc sếp chưa đúng. Có như vậy sếp mới chịu lắng nghe và nhìn nhận vấn đề bạn đang đề cập. Hiểu rõ những gì mình đang nói, trình bày nó một cách thích hợp và đưa ra những lý do thuyết phục để “bảo vệ” chính kiến của bản thân là điều bạn nên cố gắng đạt được nếu muốn trở thành “quân sư” cho sếp.
8.Chuẩn bị những gợi ý cho sếp
Chắc chắn sau khi nghe bạn chia sẻ, sếp rất muốn nghe những biện pháp để khắc phục sai lầm vả cải thiện tình hình. Và khi đó, với tư cách là người góp ý với sếp, bạn sẽ được “chọn mặt gửi vàng” đầu tiên để cùng sếp tìm cách giải quyết vấn đề. Nguyên tắc dành cho Trợ lý đó là khi đưa ra vấn đề thì đồng thời phải đưa ra giả pháp cho vấn đề đó. Hãy cân nhắc kỹ các giải pháp trước khi trình bày với sếp. Khi đó, sếp sẽ có ấn tượng tốt về bạn như một Trợ lý tỉnh táo, sáng suốt và khéo léo.
Theo Career Link
Làm thế nào để tránh những rắc rối và sai lầm không đáng có gây ảnh hưởng đến sự nghiệp của bạn? Hãy tham khảo tình huống này nhé: TRỢ LÝ TÀI GIỎI VÀ ĐỐI PHÓ VỚI NHỮNG ÂM MƯU CÔNG SỞ
*Đăng ký nhận bản tin hàng tuần tại đây để không bỏ lỡ các thông tin, bí quyết và kinh nghiệm trong nghề Trợ lý.
Chương trình đào tạo Trợ lý CEO/ Trợ lý giám đốc chuyên nghiệp PA/EA Coaching
Assistant to CEO - challenges and solutions 