Đối với Trợ lý, việc nhắc nhở sếp về những công việc sắp tới cũng là một trong những công việc thường xuyên phải làm. Vậy các bạn thường nhắc nhở sếp như thế nào? Sau đây chúng ta cùng nghe Coacher Vũ Diệu Thúy của chương trình PA/EA Coaching chia sẻ về cách nhắc việc cho sếp nhé.
Một trong những nhiệm vụ của Trợ lý là quản lý lịch làm việc và Remind sếp về lịch làm việc
đó. Vậy remind lúc nào, remind bao nhiêu lần hay remind bằng cách nào thì được coi là hợp lý.
Trước hết, mình hãy nhớ là mỗi vị sếp có thói quen làm việc riêng. Có người trí nhớ tốt, có người trí nhớ kém, có người thích (và tin tưởng) người khác hoàn toàn nhớ việc cho mình, có người thì không. Vì thế nên trước khi quyết định cách làm của riêng bạn thì hãy để ý quan sát sếp của mình trước nhé.
Với mình thì mình có cách remind sếp như sau:
1. Cuối tuần
2. Đầu tuần
3. 8-12 tiếng trước khi diễn ra sự kiện
4. 2 tiếng trước khi diễn ra sự kiện
1- Cuối mỗi tuần.
Sau khi take note và lên ghi chú kế hoạch làm việc của tuần sau, mình sẽ thông báo cho sếp sơ qua (chỉ cần remind các sự kiện chính) qua email hoặc nói miệng. Tốt nhất là chỉ gạch đầu dòng thông tin như Tên sự kiện + ngày trong tuần (sáng hoặc chiều). Các sự kiện như Họp với đối tác thảo luận hợp đồng, Tổng kết dự án, Thuyết trình với khách hàng vv… là những sự kiện lớn cần có sự chuẩn bị từ trước, nên khi remind thì bao giờ mình cũng nói ví dụ như: “Thứ 5 tuần sau anh phải họp với bên A về hợp đồng X, anh có muốn em chuẩn bị sẵn tài liệu gì không? Bao giờ anh muốn có?” –>Hãy chủ động hỏi sếp mình có thể làm gì để giúp sếp, đừng đợi sếp tự nhớ và sai mình nha Trợ lý.
2 – Đầu tuần
Sáng đầu tuần thông thường là lúc các công ty đều có họp nội bộ nên hãy lựa chọn thời gian trước hoặc sau cuộc họp để remind sếp về lịch làm việc riêng (thường mình sẽ remind trước, để có những vấn đề quan trọng trong tuần sẽ được đưa ra thảo luận tại cuộc họp luôn). Hãy hỏi sếp “ngoài những dặn dò lúc trước, anh còn muốn dặn thêm (bổ sung) gì nữa không?”
3 – Trước sự kiện 8-12 tiếng
Nếu sự kiện diễn ra buổi sáng, hãy remind sếp vào chiều hôm trước
Nếu sự kiện diễn ra buổi chiều, hãy remind sếp vào buổi sáng hôm đó.
Nội dung remind: chỉ nhắc sếp về thời gian của sự kiện, và thông báo tài liệu ABC (yêu cầu từ trước) đã được chuẩn bị xong và để ở đâu.
4- 2 tiếng trước sự kiện
Remind để sếp đến đúng giờ. Nếu sếp có sự cố đột xuất (tắc đường, bệnh tật, mất tài liệu v.v..) thì ta còn có đủ thời gian để hỗ trợ xử lý. Chỉ cần remind câu ngắn qua tin nhắn hoặc gọi điện trực tiếp. Một tin nhắn ngắn gọn ” Remind: Anh có cuộc họp lúc 2pm tại (location) với bên cty X chiều nay” là đủ.
Trên đây là những sự kiện lớn nha.
Còn đối với sự kiện thông thường, tính chất không nghiêm trọng hoặc nằm ngoài kế hoạch có sẵn thì hãy dựa vào thực tế là có cách remind hợp lý.
Trợ lý đừng để sếp của mình đến một sự kiện hay bắt đầu làm bất cứ việc gì trong tình trạng không được chuẩn bị kỹ lưỡng (unprepared) nhé. Đừng thụ động đợi sếp nghĩ ra việc giao cho mình rồi mới làm. Bởi rốt cuộc, khi CEO làm tốt công việc của chính họ, nghĩa là Trợ lý của CEO đó đã làm tốt công việc của chính mình.
Help your boss be organized by staying organized yourself.
Nếu các Trợ lý muốn trao đổi thêm với Coacher cùng các Trợ lý khác về các vấn đề trong công việc, hãy đăng ký tham gia Khóa đào tạo Trợ lý PA/EA Coaching nhé.Lớp học mở tại Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh, các bạn đăng ký tham gia tại đây nhé.
Assistant to CEO - challenges and solutions 